De Interim-Ledenraad heeft aan de vijf Verenigingen van Eigenaren Lijtweg/Aert van Neslaan (kortweg: Verenigingen) geadviseerd om de Hoofd Vereniging van Eigenaren (kortweg: Hoofd Vereniging) tot leven te wekken.
Maar wat is de Hoofd Vereniging eigenlijk voor een Vereniging?
Wat is de relatie tussen de Hoofd Vereniging en de Vereniging waarvan de eigenaar lid is?
Wie zijn daar lid van?
En wat is eigenlijk de taak van deze Hoofd Vereniging voor de Gemeenschap Lijtweg 4 t/m 1208 Aert van Neslaan 7 t/m 648 Oegstgeest?
Na bestudering van de regelingen voor de Hoofd Vereniging is de ILR tot de conclusie gekomen dat de Hoofd Vereniging in de gemeenschap een zeer belangrijke centrale functie kan vervullen voor het bouwkundig en installatie technisch onderhoud ten behoeve van de vijf Verenigingen en dus ook voor de daaraan gekoppelde administratieve en financiële activiteiten. Aan de opsomming van onderwerpen in paragraaf 5 is te zien dat deze conclusie gerechtvaardigd is.
Uit de samenstelling van de Hoofd Vereniging die is beschreven in paragraaf 2, is op te maken dat de besluiten van de vijf Verenigingen de basis vormen voor de besluitvorming in de Hoofd Vereniging.
De ILR is er daarom voorstander van bij de ontwikkeling van een nieuwe werkwijze te onderzoeken of de centrale positie van de Hoofd Vereniging kan worden gebruikt voor het harmoniseren van de processen1 die in alle Verenigingen identiek kunnen verlopen (als ze dat willen), hetgeen bij de uitvoering en bij de controle op de uitvoering uit een oogpunt van kostenbesparing van groot belang zal blijken te zijn. De ILR heeft in zijn vergadering van 26 augustus 2002 zich voor centraal als bedoeld in deze notitie, uitgesproken en een aantal richting gevende besluiten genomen.
De vijf voorzitters van de Verenigingen Lijtweg en Aert van Neslaan vormen samen deVERENIGING VAN EIGENAREN LIJTWEG 4 T/M 1208 AERT VAN NESLAAN 7 T/M 648 OEGSTGEEST. Het college heeft de naam commissie van toezicht en deze commissie heeft dus vijf leden. De commissie kiest zelf een voorzitter die regelt dat er notulen van de vergaderingen worden gemaakt en door hem voor akkoord worden getekend.
De commissie behartigt de belangen van de eigenaars door toe te zien op het beheer door de administrateur en op het beleid dat deze voert.
De commissie heeft bepaalde mogelijkheden om zijn werk uit te voeren. De commissie beslist over het aangaan van langdurende overeenkomsten. Hij is bevoegd de boeken, de contracten en andere soortgelijke stukken in te zien en kan de administrateur adviezen geven, eventueel na verkregen extern advies. Het is de bevoegdheid van de Administrateur om samen met de voorzitter over de daarop gestorte gelden te beschikken na verkregen goedkeuring van de commissie van toezicht. Over het beleggen van de gelden beslist de commissie van toezicht. Er moet nog geregeld worden dat de voorzitter, naast de Administrateur, tekeningsbevoegdheid krijgt voor het opnemen van gelden van de rekeningen van de Hoofd Vereniging..
De commissie van toezicht kan dus opdracht geven om een advies uit te brengen, bij voor beeld over onderhoud aan gebouwen, aan tuinen, over de aanpassingen ivm eigenaarwensen (b.v. toegankelijkheid bejaarden en gehandicapten, inbraakveiligheid ). Maar kosten maken kan natuurlijk alléén als de eigenaars via hun voorzitter om dat advies vragen en als zij daar in de jaarlijkse begroting van de eigen Vereniging van Eigenaren een budget voor beschikbaar stellen.
Jaarstukken moeten voor gecontroleerd worden gewaarmerkt door een accountant of door een jaarlijks te benoemen kascommissie, bestaande uit twee (2) leden/eigenaars.
De Interim-Ledenraad heeft gekozen voor controle door de Commissie van Toezicht.
Naast de controle door de Commissie van Toezicht van de jaarstukken dient er een commissie te functioneren. Deze commissie wordt samengesteld uit 2 eigenaren van de vijf Verenigingen bij voorbeeld de plv-voorzitters of de leden die de voorzitter ondersteunen; elk jaar moeten dat andere leden zijn.
De taak van deze commissie is: een opinie vormen over het beleid en het beheer van de bestuurder en over de controle werkzaamheden van de commissie van toezicht. De output moet zijn een advies aan de vergadering van de Hoofd Vereniging, die een besluit pas kan nemen na een besluit van de vijf Verenigingen.
Het positieve besluit van de vergadering van de Hoofd Vereniging leidt tot décharge van de bestuurder voor het door de bestuurder gevoerde beleid en het uitgevoerde beheer en tot décharge van de commissie van toezicht voor de door haar uitgevoerde controle.
De administrateur (bestuurder) heeft in de regelingen een groot aantal taken. Van toestemming verlenen aan eigenaren tot en met het uitvoeren van wat in de vergadering is afgesproken of wat in de reglementen is bepaald.
Hij opent bankrekeningen tnv de Vereniging voor de lopende zaken en een aparte rekening voor een reserve fonds.
Hij ziet toe dat de rechten van de eigenaren tot hun recht komen en dat eigenaren hun verplichtingen nakomen. Voor een compleet overzicht wordt naar de regelingen verwezen.
Hij is dus aangesteld om de belangen van de vijf Verenigingen te behartigen.
De belangrijkste taken van de administrateur in de Hoofd Vereniging zijn van financiële en bouwtechnische aard zoals
het maken van plannen voor de komende periode voor normaal onderhoud of gebruik van wat gemeenschappelijk is, daarbij moet rekening worden gehouden dat de functies behouden blijven. Deze plannen moeten worden beoordeeld door de commissie van toezicht;
het maken van de daarop afgestemde begroting;
het opstellen van de jaarstukken (balans en exploitatierekening) en het vaststellen van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar;
het
uitvoeren van de goedgekeurde plannen voor het beheer van het
gebouw.
De onderhoudsplannen van de Hoofd Vereniging hebben
slechts betrekking op het beheer van bepaalde gedeelten van het
gebouw, namelijk die gedeelten die gemeenschappelijk worden
gebruikt; ze zijn hierna opgesomd; in tekeningen zijn de
gemeenschappelijke ruimten precies weergegeven.
Op een veertigtal tekeningen zijn de gedeelten van het gebouw aangegeven, welke bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te.worden gebruikt. Dat zijn formele tekeningen die gearchiveerd zijn bij het kadaster van Oegstgeest. Te zien zijn dat op het terrein van de gemeenschap Lijtweg/Aert van Neslaan de gebouwen van de vijf Verenigingen voorkomen en de gemeenschappelijke gedeelten zoals: winkelgalerijen, stoepen, CV-ruimten, een WC en een stuk straat (onder de pilaren).
Van het gebouw – dat is het hele complex Lijtweg/Aert van Neslaan met de grond en verder toebehoren - komen de noodzakelijke herstellingswerkzaamheden en vernieuwingen van de gemeenschappelijke gedeelten voor rekening van alle vijf Verenigingen en uiteindelijk voor de eigenaren van appartementsrechten van de betreffende Vereniging.
Daarvoor moet de Hoofd Vereniging een begroting opstellen en de financiële consequenties voor de vijf Verenigingen aangeven. Om een idee te geven volgt in de bijlage een opsomming van de zaken die binnen de gemeenschap Lijtweg/Aert van Neslaan gemeenschappelijk2 zijn. Als één van de Verenigingen bepaalde onderdelen niet hoeft te betalen omdat dat in één van de aktes van splitsing zo is bepaald, dan is dat vermeld.
Oegstgeest, 2002-08-26
Geaccordeerd door de Interim-Ledenraad in haar vergadering van 26 augustus 2002, zie verslagpunt 5 “Centraal/Decentraal”.
Gespreksleider
Mevr. A. Schulp
Secretaris
J. Buiskool
Penningmeester
L. Han.
Binnen de gemeenschap Lijtweg/Aert van Neslaan zijn gemeenschappelijk:
A. de volgende bouwdelen:
funderingen,
dragende muren en kolommen,
het geraamte van het gebouw met de ondergrond,
het ruwe metselwerk, alsmede
de vloeren,
de buitengevels, waaronder begrepen kozijnen, ramen en deuren,
balkonconstructies,
borstweringen,
galerijen,
terrassen en gangen,
de daken, afzonderlijk afzonderlijk
schoorstenen en ventilatiekanalen,
de trappenhuizen, afzonderlijk afzonderlijk
entreepartijen, afzonderlijk afzonderlijk
straten,
op- en afritten,
gemeenschappelijke tuinen,
samengestelde brievenbus (en belinstallaties), alsmede afzonderlijk afzonderlijk
het hek- en traliewerk. afzonderlijk afzonderlijk
B. de installaties:
technische
installaties met de daarbij behorende leidingen
voor
luchtbehandeling, afvoer van hemelwater met de
riolering, gas,
water en verder
de hydrofoor,
de elektriciteit en de telefoonleidingen,
voormelde
leidingen voor riolering, gas, water, elektriciteit en
telefoon
alléén tot de aansluitingen in het privé-gedeelte,
ten
behoeve waarvan die leidingen in stand worden gehouden,
de gemeenschappelijke antenne,
de bliksembeveiliging,
de liften, afzonderlijk afzonderlijk
de alarminstallatie en
de systemen voor oproep en deuropeners.
C. Overig, daaronder te verstaan:
winkelgalerijen,
stoepen, CV-ruimten, een WC en een stuk straat
zoals weergeven
in de eerder genoemde tekeningen.
het plantsoen gelegen tussen A-1, A-2, A-3 geen kosten voor A-1, A-2, A-3
het parkeerterrein*, gelegen tussen A-3, A-4 en A-5 geen kosten voor A-3, A-4 en A-5
de overige posten zie artikel 17 leden b t/m i.
de
verzekeringen tegen
brand,
glasschade en ivm
WA.
1 Processen zijn bij voorbeeld het uitbesteden van werk aan de accountant; aan bedrijven belast met het onderhoud van liften, en voorts het beoordelen van offertes, het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen, enz. enz.
2 Drie kanttekeningen. Het volgende uit de regelingen voor de Hoofd Vereniging heb ik niet kunnen verwerken:
De eigenaar van het appartementsrecht A-l zal in de kosten in gelijke voorzieningen in de appartementsrechten A-2, A-3, A-4 en A-5 niet bijdragen; dit moet nog in het overzicht worden verwerkt.
De appartementsrechten A-6 (winkel) A-103 (bank) A-158 (school) zullen niet bijdragen in de schulden en kosten als bedoeld in dit artikel en ten aanzien van A-l voor voorzieningen aan de woningen en de tot deze woningen behorende gemeenschappelijke zaken, zoals trappenhuizen, liften, galerijen en voorzieningen welke uitsluitend de bewoners van de woningen ten dienste staan; dit moet nog in het overzicht worden verwerkt.