Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De heer Jongsma opent de vergadering nadat de stemmen zijn geteld. Aantal uitgebrachte stemmen: 50 van de 98 Hiermee is het vereiste quorum bereikt en kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde agenda.
Als ingekomen stuk wordt door de heer Jongsma de brief toegelicht van de bewonerscommissie A1 (Lijtweg) van 12 december 2012 aan alle bewoners Lijtweg/Aert van Neslaan. De strekking van de brief is dat de financiële belangen van de eigenaren dermate groot zijn dat het niet verantwoord is dat dit bij enkele eigenaren te laten liggen. In de brief wordt nadrukkelijk de voorkeur uitgesproken om Verwey Vastgoed als onafhankelijk en professionele partij het ‘Totaal Beheer’ te laten uitvoeren. De rol van de Commissie van Toezicht (CvT) moet het houden van toezicht zijn en niet verward worden met een uitvoerende bestuursfunctie. Doordat de CvT beide functies uitoefent heeft het teveel invloed op de gang van zaken van alle VvE’s.
Dit punt blijft als agendapunt genoteerd totdat het huidige probleem zoals in de brief verwoord is opgelost. De vermelde brief wordt door de vergadering met 49 stemmen vóór en één stemonthouding ondersteunt. Tevens wordt door de voorzitter kenbaar gemaakt dat de splitsingsakten nader onderzocht worden.
Voorts wordt medegedeeld dat de heer Mallee na een samenwerking van zo’n 10 jaar met pensioen gaat. De heer Jongsma bedankt de heer Mallee voor zijn capabele inzet en overhandigt hem een attentie. De heer Mallee bedankt de aanwezigen voor het gestelde vertrouwen.
De notulen van 27-3-2012 worden ongewijzigd vastgesteld. De voorzitter geeft aan dat de notulen van 11-122011 nog niet formeel zijn vastgesteld. De vergadering stelt deze notulen alsnog vast.
De heer Mallee geeft een toelichting op de begroting aan de hand van de kostenposten. Enkele bijzonderheden worden daarbij opgemerkt. In verband met de taxatie 2012 is de herbouwwaarde iets lager geworden waardoor het polisbedrag van de opstalverzekering iets lager is. De prijsindex is voor diverse posten toegepast. Het onderhoudscontract voor de liften is inclusief het verhelpen van storingen, met als gevolg dat de kosten voor deze post hoger zijn geworden. Echter, dit contract bespaart wel kosten voor het Dagelijks Onderhoud. De schoonmaakkosten betreffen de kosten over 13 periodes van 4 weken, dat is meer dan de kosten over 12 maanden, welke zijn begroot voor 2011-2012. De kosten voor het waterverbruik zijn gestegen omdat de Gemeente Oegstgeest sinds 2011 kosten voor precariorechten voor ondergrondse leidingen in rekening brengt. De huismeester wordt tijdens zijn afwezigheid niet vervangen. Hierdoor worden kosten voor de VvE bespaard.
Besluit: de begroting 2012-2013 en daarmee de verhoogde maandelijkse bijdrage wordt met unanieme stemmen goedgekeurd, ingaande per 1-7-2012. De nota over de periode juli 2012 t/m januari 2013 wordt bij de notulen toegevoegd.
De heer Jongsma merkt op dat in de MJOP (van Hemubo) voor de Hoofd VvE alleen het groot onderhoud aan de buitenkant is opgenomen, terwijl dit normaliter ook geldt voor de installaties en binnenkant van het gebouw. Daarbij dient In een volledige MJOP het beschikbare budget (reserve groot onderhoud) opgenomen te zijn. In de begroting Exploitatie en Servicekosten is € 72.000 per jaar voor het onderdeel Woningen opgenomen.
De uitvoering ‘herstellen dakbedekking en aanbrengen isolatie’ van de Lijtweg staat voor 2013 opgenomen. De begrootte kosten bedragen € 40.714,19 exclusief BTW en bijkomende kosten. De heer Bruins vraagt of dit budget toereikend is. Deze vraag zal Hemubo moeten beantwoorden. Tevens vraagt de heer Bruins naar de beschikbare onderhoudsreserve van de VvE Lijtweg. Dit wordt aangeleverd door Verwey VG. De heer Jongsma is geïnteresseerd naar de mogelijkheden voor groene dakbedekking. Vooralsnog wordt uitgegaan dat dit voor de Lijtweg geen optie is in verband met extra kosten en onderhoud.
De jaarlijkse keuring van de ‘dakvalbeveiliging’ is eveneens voor 2013 opgenomen.
Besluit: de MJOP 2012/2013 wordt unaniem aangenomen.
De heer Jongsma toont de PowerPoint-presentatie die Hemubo heeft opgestuurd en geeft aan wat de strekking ervan is. Het belang van goed schilderwerk aan de binnenkant van kozijnen en deuren wordt vaak onderschat. Wanneer dit niet tijdig wordt gedaan kan het gevolg zijn dat er houtrot ontstaat aan de kozijnen/deuren. De eigenaar kan verantwoordelijk gesteld worden voor de herstelkosten. De presentatie wordt met de notulen meegestuurd.
De huismeester, de heer Groenewoud, is in verband met ziekte niet aanwezig. De aanwezigen wensen hem veel beterschap toe. Namens de VvE zal een attentie aan hem worden verstuurd.
De voorzitter geeft aan de voor het Dagelijks Onderhoud in de Hoofd VvE jaarlijks € 60.000 wordt begroot. Het voorstel is om binnen dit budget € 5.000 te reserveren voor ‘Reserve cv’. Dit voorstel wordt door de vergadering aangenomen. De verwarmingsketel is immers zeer verouderd. Het onderhoudsbedrijf heeft aangegeven dat de cv-ketel over circa 8-10 jaar vervangen moet worden. De voorzitter heeft een goede onderbouwing van deze prognose verzocht. De mogelijkheden voor de nieuwe warmtevoorziening worden onderzocht.
De heer Mallee geeft aan de nog een aanzienlijk deel van de betalingen vóór 1 januari 2013 voldaan moet worden. Het dringend verzoek is om de overeengekomen bijdrage tijdig te betalen zodat aanmaningen voorkomen worden.
Opgemerkt wordt dat de liften opgeleverd zijn zonder schilderwerk. Deze werkzaamheden zijn niet in de werkopdracht opgenomen. De ‘aankleding’ van de lift ontbreekt eveneens. Verwey VG is niet betrokken geweest bij de opdracht. De afspraak wordt gemaakt dat het nodige uitgezocht wordt. De nieuwe liften betekenen al een enorme verbetering.
De dames Jongsma en Meijers, alsmede de heer Poslawsky stellen zich beschikbaar en worden door de vergadering met algemene stemmen benoemd tot leden van de Kascommissie. De heer Mallee geeft aan dat de jaarstukken klaarliggen voor controle.
De heer Overgaauw vertelt dat er ’s nachts herhaaldelijk en langdurig gebeld wordt. Blijkbaar willen onbevoegden zich toegang verschaffen. Het verzoek is hierop alert te zijn en om de entreedeur niet voor onbekenden te openen en geen onbekende bezoekers binnen te laten. Wanneer wenselijk kan de politie hierover gewaarschuwd worden.
Mevrouw Welling presenteert een plan voor het opknappen van de gangen aan de hand van illustraties. Een aantal bewoners heeft zich georganiseerd in respectievelijk; Dagelijks bestuur, Technische commissie, Opknapcommissie en Aandachtcommissie. De Opknapcommissie heeft -als pilot- de gang op verdieping 5 en 11 geschilderd. Gekozen is voor de kleur roomwit (RALcode 9010). Tevens zijn er enkele nieuwe armaturen aangebracht en waarnodig vliesbehang. Het resultaat mag er zijn. De bewoners van deze etages zijn er zeer tevreden over. De kosten zijn gering, te weten circa € 250 per verdieping. Dit initiatief kan navolging krijgen bij andere etages. Voor adviezen en hulp bij de organisatie kan er een beroep gedaan worden bij de Opknapcommissie. De uitvoering zal wel door de bewoners van de betreffende verdieping gedaan moeten worden. In principe is er bij met name verdieping 4, 8 en 12 al belangstelling.
Mevrouw Nieboer-De Haan geeft een toelichting over de werkzaamheden van de Aandachtcommissie. De commissie bestaande uit 4 mensen behartigt het sociale aspect voor alle bewoners. Op zaterdag 5 januari wordt een Nieuwjaarsborrel in de entreehal voor de bewoners gehouden van 16.00 – 18.00 uur.
De heer Bruins heeft met de heer Wiebenga een notitie opgesteld waarin de knelpunten zijn aangegeven en een voorstel is opgenomen om de situatie te verbeteren. De notitie is bij de vergaderstukken toegevoegd en wordt middels een PowerPoint-presentatie door de heer Bruins toegelicht. De fietsenstalling is donker en slecht onderhouden, de entree wordt niet als representatief ervaren en de groenvoorziening laat te wensen over; hier en daar overwoekert en onverlicht. Het nieuwe plan voorziet in de behoefte om fietsen en scooters van met name bezoekers buiten te kunnen stallen, de fietsenstalling voor bewoners te schilderen en nieuwe heldere verlichting aan te brengen en de entree, alsmede de buitenbeplanting representatief te maken.
Er is nog niets besloten. De keuze is gemaakt om eerst het plan te presenteren. Bij instemming van de vergadering zal het plan nader uitgewerkt worden, inclusief de benodigde financiële middelen. Er is één stemonthouding en 49 positieve stemmen.
De Voorzitter geeft aan dat de leden van de VvE A1 in deze niet zijn gekend, er is geen goedkeuring gevraagd het proces te voeren. De kosten bedragen circa € 3.000. De vergadering wordt gevraagd of de VvE A1 bereid is aan deze kosten bij te dragen. Er zijn 3 opties: Wel of Niet akkoord of 50% van het aandeel. Met algemene stemmen (50x) wordt Niet akkoord gegaan met betaling van de kosten of een deel daarvan.
De voorzitter sluit om 23.00 uur de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst.