Vereniging van Eigenaren (VvE)
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige eigenaren welkom.
Het aantal uit te brengen stemmen is 59 van totaal 98 stemmen. Hiermee is het quorum (het minimum aantal stemmen) ruimschoots gehaald en kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde agenda.
Als ingekomen post maakt de heer Jongsma melding van de ontvangen e-mail van de heer Overgaauw met betrekking tot de warmtevoorziening in de maand juni. De heer Overgaauw licht dit punt toe. De warmtevoorziening is in deze maand soms ontoereikend voor oudere bewoners. De verwarmingsketels worden in juni uitgezet om stookkosten te besparen. Hierbij wordt rekening gehouden met de buitentemperatuur. Desgevraagd worden de stookkosten voor de vijf flats in de maand juni 2012 genoemd: ruim € 6.000. De afspraak wordt gemaakt om dit punt ook met de andere VvE’s te bespreken.
De heer Jongsma deelt mede dat de VvE A3 en VvE A5 nieuwe voorzitters hebben, te weten: voor VvE A3 de heer I. van den Bosch en voor VvE A5 mevrouw A. Adam.
De notulen van 20-12-2012 worden doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld.
In de vergadering van 20 december 2012 zijn de leden mevrouw Jongsma, mevrouw Meijers en de heer Poslawsky benoemd. Deze leden worden hartelijk bedankt voor hun inzet.
Gevraagd wordt of er kandidaten zijn om mevrouw Jongsma op te volgen. Wanneer noodzakelijk stelt mevrouw Welling zich beschikbaar. De voorzitter krijgt van de vergadering het mandaat om een vervanger voor mevrouw Jongsma te benoemen. Leden worden nogmaals verzocht zich hiervoor te melden.
mevrouw Th. Meijers licht het rapport van de GKC toe. De jaarstukken zijn door de leden van de afzonderlijke VvE's gecontroleerd en vervolgens in een gezamenlijke vergadering bestudeerd De controle is gericht op het correct toepassen van de in de splitsingsakte gestelde verdelingen, het rechtmatig en doelmatig verrichten van de uitgaven op basis van de besluiten in de ledenvergaderingen en conform de goedgekeurde begrotingen.
De bevindingen zijn dat de financiële administratie weer net en verzorgd is aangeleverd. De vragen van de GKC zijn snel en duidelijk door de bestuurder beantwoord. Het debiteurenbeheer is goed uitgevoerd. Complimenten van de GKC.
De contracten van de VvE met Hemubo en Kone zijn doorgenomen. Ten aanzien van Hemubo adviseert de GKC om de controle door de bestuurder te laten uitvoeren. Met de firma Kone is een contract voor 30 jaar afgesloten. De vraag hierbij is wat er gebeurt wanneer dit bedrijf over een aantal jaar niet meer zou bestaan. Gaan de reserves daarmee verloren? Dit zal nagegaan moeten worden. De taakverdeling tussen Commissie van Toezicht/ Hoofd VvE en Verwey Vastgoed is onduidelijk. Het verzoek is om hier meer helderheid over te verschaffen.
De GKC heeft in de gezamenlijke vergadering van 31-5-2013 besloten om het advies te geven de jaarrekening 2011/2012 van de Hoofd VvE en de VvE A1 t/m A5 goed te keuren en derhalve ook decharge te verlenen aan de bestuurder en de CvT.
De heer Romeyn licht de verzonden financiële stukken toe.
De VvE Lijtweg wordt als eerste doorgenomen.
De balans geeft de liquide middelen en de reserves aan.
Bij de toelichting op de balans wordt aangegeven dat de post ‘Gemeente Oegstgeest – liftstoringen’ afgeboekt dient te worden.
De dotatie groot onderhoud Woningen bedraagt € 72.000.
Vervolgens worden de kosten en baten doorgenomen.
De verschillen ten aanzien van de begroting worden aangegeven.
Er is een positief exploitatieresultaat behaald van € 8.421,07.
Vervolgens wordt de jaarrekening van de Hoofd VvE doorgenomen. De VvE Lijtweg bouwt geen reserves groot onderhoud op in de Hoofd VvE. De bijdrage VvE Lijtweg aan de Hoofd VvE bestaat uit het aandeel in de exploitatiekosten.
Besluit: de jaarrekening 2011/2012 van de VvE Lijtweg wordt door de vergadering met algemene stemmen goedgekeurd.
Besluit: de jaarrekening 2011/2012 van de Hoofd VvE worden door de vergadering met algemene stemmen goedgekeurd.
Besluit bestemming exploitatieresultaat VvE Lijtweg: de vergadering besluit met algemene stemmen het positief exploitatieresultaat à € 8.421,07 toe te voegen aan de reserves groot onderhoud.
Besluit: de vergadering verleent met algemene stemmen decharge voor de jaarrekening 2011/2012 van de VvE Lijtweg aan de bestuurder, alsmede aan de CvT.
Besluit: de vergadering verleent met algemene stemmen decharge voor de jaarrekening 2011/2012 van de Hoofd VvE aan de bestuurder, alsmede aan de CvT.
De heer Romeyn licht de begroting toe. De begroting van het voorgaande boekjaar en de werkelijke kosten zijn eveneens bijgesloten. De voorgestelde begroting houdt in dat de maandelijkse VvE bijdrage enkele euro’s minder zou kunnen worden. Het besluit hierover wordt aan de vergadering voorgelegd.
Besluit: met algemene stemmen wordt besloten om de voorgestelde begroting goed te keuren maar ook om de maandelijkse VvE bijdrage gelijk te houden.
Naar aanleiding van de bespreking van de begroting wordt terecht opgemerkt dat de maandelijkse VvE bijdragen hoog zijn. De heer Romeyn geeft aan dat het doel is voor de komende jaren dit te verlagen, mits het verantwoord is (in verband met de onderhoudskosten aan het gebouw).
De begroting van de Hoofd VvE wordt toegelicht aan de hand van het overzicht met de verdeling van de kosten. Met name de dotatie aan het Dagelijks Onderhoud van de VvE Lijtweg aan de Hoofd VvE doet de vraag oproepen wat hiervan ten goede komt aan de Lijtweg. Voor het komend boekjaar geldt dit als belangrijk aandachtspunt voor de VvE voorzitter en de bestuurder.
Besluit: de begroting van de Hoofd VvE wordt met algemene stemmen goedgekeurd.
De CvT/Hoofd VvE heeft op 1 maart 2013 twee opties van Verwey Vastgoed ontvangen waarin het deel ‘technisch beheer’ is opgenomen. Het dringend verzoek vanuit de leden werd gedaan om Verwey Vastgoed als VvE bestuurder het totaal beheer te laten uitvoeren. Anderzijds heeft de CvT/Hoofd VvE in 2008 een overeenkomst tot medio 2018 met Hemubo afgesloten om het Groot Onderhoud te regelen. De opdracht ligt er om de komende 5 jaar de afstemming Hemubo en Verwey Vastgoed goed te regelen. Mevrouw Welling geeft aan dat wens om het totaal beheer door Verwey Vastgoed te laten uitvoeren zeker nog van kracht is. De heer Romeyn bedankt haar voor het gestelde vertrouwen. Er volgt op korte termijn een overleg met de CvT/Hoofd VvE en Verwey Vastgoed. In de najaarsvergadering zal dit onderwerp uitgebreid aan de orde komen.
De heer Romeyn geeft de toelichting op deze punten.
Het betreft gietijzeren standleidingen met een gemiddelde levensduur van 50-60 jaar. Om technische problemen te voorkomen wordt op korte termijn een onderzoek gehouden om de kwaliteit vast te stellen. Met veel belangstelling zien we het resultaat tegemoet, vooral omdat het een kostbare aangelegenheid is om de standleidingen te renoveren.
Het vernieuwen van de dakbedekking staat in de MeerJarenOnderhoudsPlanning (MJOP) van Hemubo in 2013 opgenomen. De opgevraagde informatie hierover is niet verkregen. In overleg met de technische commissie van de Lijtweg is besloten om een onderzoek naar de kwaliteit van de huidige dakbedekking te laten uitvoeren door een onafhankelijk adviesbureau. Het rapport wordt binnen een maand ontvangen.
In de gemeente Leeuwarden zijn galerijvloeren afgebroken van hetzelfde type als aan de Aert van Neslaan. Daarom is het verzoek van de gemeente om de galerijvloeren te laten beoordelen door een deskundige. Met de brief van de gemeente is een infoblad van het Ministerie (BZK) ontvangen. Hemubo is gevraagd een advies uit te brengen. Omdat een deskundige moet worden ingehuurd brengen zij een offerte uit.
Om een risico op instorting van de gemetselde buitenmuren te voorkomen zal de kwaliteit van de spouwankers gecontroleerd moeten worden. Hemubo heeft hiervoor een offerte uitgebracht. De kosten zijn met de Technische Commissie Lijtweg overlegd en hoog bevonden. De vergadering hecht aan een objectieve beoordeling. Dit betekent het instellen van een onafhankelijk onderzoek.
In maart 2013 is een overleg geweest met het onderhoudsbedrijf, de huismeester, de Technische Commissie van de Lijtweg en Verwey Vastgoed. Opzet was om na te gaan welke opties mogelijk zijn:
Jaarlijks worden de eigenaren van de voortgang op de hoogte gehouden
De Aandachtscommissie: een van de activiteiten is het versturen of bezorgen van beterschapskaarten bij zieke bewoners. Hierbij kan het van belang zijn om naast het woonadres over een contactadres te beschikken. Wanneer dit beschikbaar is wordt het aangeleverd.
De Opknapcommissie: mevrouw Welling doet een verslag van de werkzaamheden. Afgelopen 4 maanden is er op de zaterdagen geschilderd in de algemene ruimten op de etages bij de lift en de trappenhuizen. Het resultaat is ernaar. Complimenten aan alle deelnemers. Tevens is per etage een fraai cijfer aangebracht. Het klussen wordt hervat gedurende de periode november - februari/maart.
Met de winkeliers wordt contact opgenomen over de ‘uitdragerij’ aan de voor- en achterzijde van het gebouw. Initiatieven om het aanzicht van de corridor te verbeteren zijn welkom.
De Technische commissie: de heer Bruins vertelt dat de in overleg met de huismeester het gebouw op niveau wordt gehouden. Het daarbij gaat om het vervangen van lampen, het aanbrengen van deurstoppen, het vervangen van de deurmat in de entree, maar ook het kritisch volgen van de vernieuwing van de liften en het regelen van een goede oplevering ervan. Voor de beschadiging aan het marmoleum vloer 12de etage is door Kone een vergoeding uitbetaald. De liftdeuren worden van spuitwerk voorzien in de kleur zilver.
Andere aandachtspunten zijn onder meer het aanbrengen van meer rookmelders, het aanzicht van het bellenbord, de verlichting.
De Technische commissie heeft een voorstel opgesteld om de fietsenstalling op te knappen en de opstelplaats voor de containers beter in te richten. De aspecten: veiligheid, schoner en aangenamer zijn hier van betekenis. Met het aanbrengen van heldere verlichting met bewegingssensor, het verwijderen van oude onbruikbare fietsen, fietsbeugels aanbrengen en de muren voorzien van wit spuitwerk zal de fietsenstalling aanzienlijk verbeterd zijn.
Ten behoeve van de veiligheid is gedacht aan het monteren van actieve camera’s en de bosschages bij de ingang deels verwijderen. Voor de buitenstalling van fietsen en scooters dient de bestrating aangepast te worden en fietsbeugels (met grondankers) geplaatst te worden. Alleen de post Vlaggenmast heeft in deze geen prioriteit en kan later aangebracht worden.
Om in de vergadering goedkeuring te vragen zijn in het voorstel alle onderdelen voorzien van de prijzen op basis van offertes.
Het voorstel wordt in stemming gebracht: 3x tegen, 3x onthoudingen, 53 voor.
Besluit: voorstel van Technische Commissie Lijtweg is aangenomen.
De voorzitter sluit om 22.30 uur de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst.