Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. De nieuwe leden de heer Van Dijk en de heer Van Vianen worden ter introductie genoemd.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 50 van de 98. Hiermee is het vereiste quorum bereikt en kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Er is een brief van de heer Kallf ontvangen. De brief komt in agendapunt 8 aan de orde. Er is een juridisch advies van VvE Belang ontvangen. Het advies komt in agendapunt 7 terug. Er zijn offertes en de onderzoeksrapportage kwaliteit standleidingen ontvangen. Deze punten komen in agendapunt 8 aan de orde.
Tevens zijn er twee brieven van het Kerkelijk Bureau Lijtweg ontvangen waarin kenbaar wordt gemaakt dat de voortzetting van het centrum in deze hoedanigheid in het geding is vanwege een mogelijke verkoop. Hierdoor zal wellicht naar een andere vergaderlocatie uitgekeken moeten worden.
Als mededeling geeft de voorzitter aan dat de Algemene Ledenvergaderingen van de VvE’s A2, A4 en A5 vorige week zijn gehouden en die van VvE A3 de volgende dag wordt gehouden.
Om beschadigingen aan de vernieuwde liften te voorkomen moeten tijdens verhuizingen de ‘verhuisdekens’ gebruikt worden. Afgesproken wordt dat Verwey Vastgoed de huismeester op de hoogte stelt van de nieuwe eigenaren zodat hij hen hierover kan informeren. Bewoners worden gevraagd de huismeester tijdig in te lichten indien verhuisd zal gaan worden.
Er wordt gevraag maatregelen te treffen tegen de bewoners die hun fiets in de gang zetten. Dit punt komt in de rondvraag terug.
De notulen wordt per bladzijde doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld.
Mevrouw Th. Meijers vertelt namens de GKC dat begin dit jaar de jaarstukken van het boekjaar 2011/2012 zijn gecontroleerd en hiervan een rapportage is opgesteld door de GKC. De controle van de jaarstukken 2012/2013 heeft ten aanzien de bevindingen, conclusie en aanbevelingen weinig nieuws gebracht. De stukken zijn goed geordend aangetroffen. Het onderzoek heeft zich gericht op de rechtmatigheid, doelmatigheid en of er gewerkt is volgens de splitsingsakte. Hierbij zijn er geen onjuistheden geconstateerd. De vragen van de GKC zijn door de bestuurder vlot en duidelijk beantwoord. Er is voor de VvE Lijtweg een positief resultaat geboekt van € 18.371.
Vanwege de korte tussenliggende periode zijn dezelfde aanbevelingen in de rapportage opgenomen:
De technische installaties in het gebouw zijn een zorg van de GKC omdat er met name onduidelijkheden zijn over de verwarmingsinstallatie. Voorts stelt de GKC voor om de jaarstukken eenmalig te laten controleren door een accountant of andere externe partij. De GKC adviseert de leden om goedkeuring te verlenen aan de jaarstukken en decharge te verlenen aan de bestuurder.
De vergadering bedankt de GKC voor de inzet en tijd.
Aan de hand van de verzonden financiële stukken geeft de heer Romeyn de toelichting:
De toelichting op de stukken van de Hoofd VvE vindt aansluitend plaats aan de hand van de recapitulatie van de doorbelaste kosten aan de sub-VvE’s. De overige stukken betreft vooral de andere sub VvE’s.
Besluit: met algemene stemmen worden de jaarrekeningen 2012/2013 goedgekeurd.
Het positief exploitatieresultaat VvE A1 bedraagt € 18.370,78.
Besluit: met 1 onthouding en overige stemmen vóór wordt besloten het exploitatieresultaat toe de voegen aan een aparte spaar-post voor de VvE Lijtweg.
Besluit: de bestuurder Verwey Vastgoed wordt unaniem gedechargeerd.
De heer Poslawsky en mevrouw Meijers geven aan niet meer beschikbaar te zijn voor de volgende periode. De vraag is wie stelt zich hiervoor beschikbaar? Het is zeker van belang dat de jaarstukken worden gecontroleerd.
Mevrouw Meijers stelt voor om een accountant de jaarstukken te laten controleren. Het is onduidelijk of er leden voor de kascontrolecommissie nodig zijn indien een accountant de controle van dat boekjaar zou uitvoeren. Hierop wordt geantwoord dat onafhankelijk van het inhuren van een accountant leden voor een kascontrolecommissie benoemd dienen te worden. Helaas stelt niemand zich beschikbaar.
De voorzitter geeft aan dat de kosten voor het inhuren van een accountant hoog zijn. Daarbij moet gedacht worden aan circa € 10.000. Er wordt in stemming gebracht om een accountant in te gaan huren.
Besluit: met 7 stemmen tegen 43 stemmen wordt het voorstel verworpen.
[Intussen is mevrouw Jongsma bereid gevonden zich opnieuw beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van de kascontrole over het lopende boekjaar. Leden kunnen bij Verwey bezwaar indienen wanneer zij een benoeming van mevr. Jongsma voor de kascontrole zouden verwerpen.]
De voorzitter geeft aan dat het veel tijd en moeite heeft gekost om de overeenkomst tot stand te brengen. Om de overeenkomst te toetsen is een juridisch advies bij VvE Belang opgevraagd. Dit advies is pas op 23 november jl. ontvangen. In het advies gaat VvE Belang ervan uit dat de vijf afzonderlijke VvE’s een overeenkomst met een bestuurder dienen te sluiten. Zowel de leden van de CvT/Hoofd VvE als Verwey Vastgoed zijn van mening dat dit niet mogelijk is en bovendien een onwerkbare en onwenselijke situatie zou veroorzaken. Het advies van VvE Belang wordt nog nader onderzocht door de CvT/Hoofd VvE en Verwey Vastgoed en een tweede juridisch advies wordt ingewonnen
Desgevraagd geeft de heer Romeyn aan met welke reden de nieuwe overeenkomst tot stand is gekomen. Er is behoefte om de VvE-taken door Verwey Vastgoed te laten uitvoeren, dus ook de technische aspecten. Er is eerder teveel verantwoordelijkheid bij de leden van de CvT/Hoofd VvE komen te liggen. Door Verwey Vastgoed zijn er twee voorstellen gedaan aan de CvT/Hoofd VvE. In het eerste voorstel is rekening gehouden met de contracten voor het onderhoud aan de schil van het gebouw, welke door de VvE in 2008 zijn aangegaan met Hemubo. In het tweede voorstel is daar geen rekening mee gehouden, maar is wel uitgegaan van volledig technisch beheer door Verwey Vastgoed. De genoemde overeenkomst met Hemubo is door de CvT/Hoofd VvE gerespecteerd (omdat dit wellicht kan leiden tot een schadeclaim).
In de voorliggende overeenkomst heeft Verwey Vastgoed een controlerende rol voor de werkzaamheden van Hemubo. Voor de controle zal per project een prijs worden afgesproken. Tevens zal er in overleg met Hemubo een Meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) opgesteld worden, ook voor wat betreft de cv-installatie, de standleidingen en andere installaties en onderhoudszaken.
Functioneel zal huismeester onder de verantwoordelijkheid van Verwey Vastgoed worden geplaatst.
De heer Krijgsman stelt de overeenkomst onduidelijk te vinden wanneer er verwezen wordt naar pakket A, B en C. De heer Romeyn antwoordt het kort gezegd erop neer komt dat de taken vermeld in pakket C in de nieuwe overeenkomst zijn toegevoegd en dat de taken vermeld in pakket A en B al worden uitgevoerd. De kosten van de toevoeging van het takenpakket C bedragen € 5.313,93. Ten opzichte van de huidige overeenkomst betekent dit een belangrijke aanvulling.
Mevrouw Meijer is van mening dat naar aanleiding van het juridisch advies van VvE Belang er nog een nader juridisch advies moet worden ingewonnen om het advies van VvE Belang te toetsen. De voorzitter antwoordt dat dit zal worden gedaan.
De heer Bruins vraagt waar de verantwoordelijkheid ligt met betrekking tot de uitvoering van groot onderhoudswerkzaamheden, omdat dit niet kan worden neergelegd bij de leden van de CvT/Hoofd VvE. Hierop wordt door de heer Romeyn geantwoord dat Hemubo gehouden moet worden aan de kwaliteitsnormering volgens de onderhoudsovereenkomsten met de VvE’s. Verwey Vastgoed zal hier, namens de VvE’s, Hemubo en andere aannemers aan houden. Het kan niet zo zijn dat Verwey Vastgoed aansprakelijk gesteld kan worden voor de technisch inhoudelijke kwaliteit.
De voorzitter stelt voor om kleine aanpassingen in de overeenkomst in een nieuwsbrief op te nemen, zodat de leden hiervan op de hoogte zijn en stelt tevens voor de voorzitter het mandaat te verlenen om de nieuwe overeenkomst met Verwey Vastgoed namens de VvE Lijtweg te kunnen ondertekenen. Wanneer er grote aanpassingen nodig zijn, wordt er geen overeenkomst aangegaan maar worden de aanpassingen in de volgende Algemene Ledenvergaderingen van de vijf VvE’s besproken en ter goedkeuring voorgelegd.
Besluit: met 7 stemmen tegen, 1 onthouding en 42 stemmen voor wordt dit voorstel aangenomen.
Met betrekking tot het waterverbruik deelt de voorzitter mede dat de watermeters alleen voor de grote appartementen zouden zijn, erg duur zijn en niet door Dunea worden vergoed. Het aanbrengen van watermeters bij de grote appartementen zou zeer waarschijnlijk meer kosten dan besparen.
Het onderzoek van Bureau Dakadvies heeft bevestigd dat de dakbedekking aan vervanging toe is. In 2014 wordt dit uitgevoerd.
Er wordt aangegeven dat de gietijzeren (grotendeels verticale) standleidingen aan corrosie onderhevig zijn. De leidingen gaan zo’n 50 - 60 jaren mee. Het onderzoek heeft aangetoond dat de standleidingen in slechte staat zijn en tussen 1- 5 jaar vervangen of gerenoveerd moeten worden. Voor het renoveren van der standleidingen zijn technieken ontwikkeld waardoor hak- en breekwerk voorkomen wordt. Toch zal het een kostbare exercitie worden.
Het onderhoud aan de standleidingen wordt in de volgende ALV weer behandeld. Tevens zal worden onderzocht of de stortkokers met een vergelijkbare aanpak weer in gebruik kunnen worden genomen.
Over de stand van zaken betreffende het onderzoek galerijen wordt door de heer Romeyn medegedeeld dat hiervoor een offerte is ontvangen à € 12.200 excl. btw. Inzake het onderzoek zal nog met Hemubo contact worden opgenomen om een offerte uit te brengen.
Met betrekking tot het onderzoek naar de kwaliteit van de spouwmuurankers wordt medegedeeld dat Hemubo een offerte heeft uitgebracht à € 16.600 excl. btw. Er wordt nagevraagd of een minder omvangrijk onderzoek, met lagere kosten, ook toereikend is.
Mevrouw Nieboer vertelt dat de georganiseerde barbecue op 2-8-2013 een succes was.
Op 4-1-2014 zal de Nieuwjaarsborrel 2014 worden gehouden. Er wordt weer op een goede opkomst gerekend.
De heer Bruins geeft aan dat het opknappen van het tweede noodtrappenhuis begin 2014 zal worden uitgevoerd. Er zijn nog vrijwilligers nodig. U kunt zich aanmelden bij de opknapcommissie.
De opknapcommissie zal ook de fietsenstalling sauzen en van betere verlichting en een camerasysteem laten voorzien zodat er ook een veiliger situatie ontstaat.
De voorzitter heeft dit punt op de agenda geplaatst op te vermelden dat de warmtemeters op de radiatoren in de badkamers niet door Techem worden meegenomen in de afrekening van de stookkosten. Dit zou het stookgedrag van de bewoners beïnvloeden waardoor er meer gasverbruik is. Berekening toont aan dat een enorme verlaging van de stookkosten mogelijk is, indien gebruik van de radiatoren in de badkamers door de bewoners zelf wordt betaald en de kosten niet over alle leden wordt verdeeld. Het heeft naar zijn mening de voorkeur om alle meters in de woningen te laten tellen in de afrekening.
In de volgende Algemene Ledenvergaderingen van de vijf VvE’s wordt dit onderwerp in stemming gebracht.
Ander onderwerp is dat volgens een recente gerechtelijke uitspraak voor de bovenste woningen en de kopwoningen reducties toegepast kunnen worden in verband met het hogere warmteverlies, hetgeen doorberekend zou worden aan de overige woningen. Hier tegenover staat dat kopers voor een dergelijke woning en bijbehorende berekening hebben gekozen. Dit onderwerp wordt niet vervolgd.
Er wordt een artikel onder de aandacht gebracht waarin is aangegeven dat veel leden van VvE’s door de economische teruggang in de financiële problemen zijn gekomen.
De VvE Lijtweg heeft geen aanzienlijke betalingsachterstanden.
Gevraagd wordt of de bewoners die hun fiets in de gang plaatsen aangeschreven worden? Het stallen van fietsen, brommers en winkelwagens in de gang is niet toegestaan vanwege de brandweervoorschriften en leidt ook tot beschadigingen aan de pas opgeknapte muren.
Wanneer de adressen bekend zijn, worden deze bewoners door Verwey Vastgoed aangeschreven. Indien er na drie aanschrijvingen nog niet is gereageerd zal er een boetebedrag in rekening gebracht worden.
Het klussen veroorzaakt regelmatig geluidsoverlast. De vraag is welke tijden en dagen in het huishoudelijk reglement (HHR) zijn opgenomen.
In het HHR staat: maandag t/m vrijdag van 9.00 - 21.00 uur, zaterdag van 10.00 - 18.00 uur. Niet op zon- en erkende feestdagen. Bewoners worden dringend verzocht zich hieraan te houden.
Harde vloerbedekking kan overlast veroorzaken. In de bijlage van het huishoudelijk reglement is aangegeven dat een contactgeluidsisolatie van 10dB of hoger verplicht is. Omdat dit niet altijd afdoende is wordt dringend verzocht rekening te houden met de (beneden) buren.
De heer Jongsma sluit om 21.45 uur de vergadering en bedankt iedereen voor zijn of haar komst en inbreng.