Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. De nieuwe eigenaren worden voorgesteld.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 64 van de 98. Het vereiste quorum is bereikt waardoor er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Er is een brief van de heer Overgaauw ontvangen. Deze brief inzake het plaatsen van een bankje komt in agendapunt 8 aan de orde. Er zijn offerte en onderzoeksgegevens ontvangen welke nog in de vergadering ter sprake komen.
Als mededeling vertelt de voorzitter dat de nieuwe overeenkomst met Verwey Vastgoed met ingang van 1-5- 2014 is afgesloten. In de uitgebrachte Nieuwsbrief voor de VvE Lijtweg is er uitleg aan gegeven.
De notulen wordt per bladzijde zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld.
Mevrouw Th. Jongsma geeft een toelichting aan de hand van een rapportage van de GKC. De bevindingen, conclusie en aanbevelingen worden aangegeven. De stukken zijn goed geordend aangetroffen en geven een goed inzicht in de vermogens van de VvE’s. De begroting 2013/2014 was goed opgesteld. In de kostenverdeling voor het reguliere tuinonderhoud van de plantsoenen is bewust afgeweken van wat hierover in de splitsingsakte staat. Het argument hiervoor is dat de plantsoenen bij alle VvE’s zijn gelegen, maar de kosten alleen gedragen worden door de VvE’s A2 en A3. Voorts zijn er facturen waarbij nog nagegaan wordt of het gehanteerde btw percentage correct is. Er zijn enkele niet-actieve bankrekeningen. Er zijn nog oude posten opgenomen welke afgeboekt of anders geboekt moeten worden. Het aanleveren van de kasstukken was dit jaar later dan anders. De jaarstukken van de VvE A3 zijn door de GKC gecontroleerd omdat hier geen Kascie lid is benoemd. Dit zal niet nogmaals door de GKC worden gedaan. Wanneer er geen benoeming plaatsvindt, zal A3 een accountant of administratiekantoor moeten inhuren. Het advies aan de vergadering is om de bestuurder decharge te verlenen voor het gevoerde beheer.
Aan de hand van de verzonden financiële stukken geeft de heer Romeyn de toelichting, eerst over de VvE A1. De opgebouwde reserves worden genoemd. Er staan oude posten bij ’Te ontvangen verzekeringsuitkering’. Voorgesteld wordt om deze deels af te boeken en te boeken op Dagelijks onderhoud. Er is een creditnota van de firma Kone ontvangen á € 17.266,46 voor het verlaagde btw percentage. Ten aanzien van de post Warmwater voor de 2 kamerappartementen is het voorschot aanzienlijk hoger dan de gemaakte kosten. De begroting versus de uitgaven worden doorgenomen. Het exploitatieresultaat is € 13.010,98 positief.
Aansluitend worden de financiële stukken van de Hoofd VvE besproken. De uitgaven voor het Dagelijks onderhoud zijn fors lager dan is begroot. Naar aanleiding hiervan wordt gevraagd of het mogelijk is dat de huismeester verslag doet van het afgelopen jaar, ook om een indruk ter krijgen waaraan het geld besteed is. Het verzoek wordt aan de huismeester doorgegeven. Omdat de kosten doorberekend worden aan de sub- VvE’s is er geen exploitatieresultaat voor de Hoofd VvE.
Besluit: unaniem wordt de jaarrekeningen 2013/2014 goedgekeurd.
Besluit: unaniem wordt besloten het exploitatieresultaat toe de voegen aan de post Resultaat voorgaande boekjaren voor de VvE Lijtweg.
Besluit: de bestuurder Verwey Vastgoed wordt unaniem gedechargeerd.
De voorzitter geeft aan het zeer wenselijk te vinden wanneer een ander lid van de vereniging zich beschikbaar stelt voor de Kascie. Omdat er geen benoeming plaatsvindt, wordt de voorzitter gemandateerd om een kandidaat als kascommissielid te benoemen. De heer R. Klop overweegt zich beschikbaar te stellen.
De heer Van de Kamp van Hemubo licht het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) toe. Na de verzending van de vergaderstukken is de MJOP nog aangepast. De nieuwe versie wordt uitgereikt. In overleg met Verwey Vastgoed is het plan zo volledig mogelijk gemaakt, ook met een financiële doorrekening. In 2015 staan voor de Lijtweg gevelwerkzaamheden opgenomen. Het voegwerk wordt bij de bovenste drie woonlagen vernieuwd en de scheuren in de gevel gerepareerd. Onderzoek heeft aangetoond dat de spouwankers van RVS zijn en dat daar niets aan mankeert. De dakbedekking wordt in 2015 vernieuwd. Een dakvalbeveiliging is volgens aanwezige eigenaren niet nodig vanwege de doorgetrokken muren van circa 1,5 meter boven het dak. Over het schilderwerk deel de heer Van de Kamp mede dat alleen het uitpandige schilderwerk wordt gedaan. Voor de Lijtweg zal er daarom weinig worden geschilderd. Gevraagd wordt of de kunststofpui gewaxed moet worden. Het antwoord is dat dit nog niet nodig is. Mevrouw Nieboer merkt op dat een raamscharnier niet goed functioneert. De voorzitter stelt voor om de klachten te inventariseren zodat de leverancier van de kunststof puien de klachten kan afhandelen.
Voor de standleidingen is een bedrag van € 20.000 per jaar opgenomen om calamiteiten te verhelpen. Er is voor deze optie gekozen omdat de preventieve aanpak hoge uitgaven met zich meebrengt. In een eerdere ALV is dit toegelicht. De heer Van Vianen, eigenaar van de winkels, geeft aan dat er dit jaar een lekkage bij een meterkast is geweest, veroorzaakt door een afvoerleiding. Hij stelt een preventieve aanpak voor. De stemming hierover is 1 voorstander, de overige eigenaren zijn tegen het voorstel. De huismeester zal in samenwerking met Verwey Vastgoed de horizontale leidingen bij de winkels inspecteren.
Besluit: de MJOP 2015 wordt in stemming gebracht: tegen: 0, onthouding: 1, vóór: 63 stemmen.
Voorstel om de maandelijkse VvE bijdrage ongewijzigd te laten
De heer Romeyn licht de begroting toe. Er zijn kosten aangepast en zo nodig geïndexeerd. Het totaal bedrag is vanwege het positief exploitatieresultaat gelijk gehouden aan het vorige tijdvak. Dit betekent dat de maandelijkse VvE bijdrage ongewijzigd blijft. De begroting van de Hoofd VvE wordt eveneens toegelicht ook hiervoor geldt dat de eindbedragen gelijk gehouden zijn aan het vorige tijdvak.
De voorzitter brengt de begroting van de VvE Lijtweg en van de Hoofd VvE in stemming.
Besluit: met unanieme stemmen worden de begrotingen 2014/2015 goedgekeurd.
De voorzitter brengt de maandelijkse bijdrage in stemming.
Besluit: met twee tegen stemmen, twee onthoudingen en 60 vóór stemmen wordt om de maandelijkse bijdrage ongewijzigd te laten.
Aan de notulen wordt een overzicht toegevoegd van de variabele en vaste kosten per type appartement.
De heer Romeyn brengt het volgende onder de aandacht:
Oproep voor e-mailadressen: de presentielijst wordt gecirculeerd om de ontbrekende e-mailadressen op te nemen of foutieve e-mailadressen te corrigeren.
Mocht u niet bij de ledenvergadering aanwezig zijn geweest dan verzoeken wij uw e-mailadres kenbaar te maken via: info.vve@VerweyVastgoed.nl
Portal voor alle eigenaren: Verwey Vastgoed zal in de nabije toekomst informatie over de VvE middels een portal beschikbaar stellen. De vergaderstukken worden in het vervolg zoveel als mogelijk digitaal verstuurd.
De heer Jongsma sluit om 22.50 uur de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng.