Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. De nieuwe eigenaren worden voorgesteld.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 65 van de 98. Het vereiste quorum is daarmee ruim bereikt, waardoor er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
De voorzitter deelt mede dat de heer Krijgsman zich met kennisgeving heeft geexcusseerd voor zijn afwezigheid. De machtiging heeft hij verstrekt. Tevens deelt de voorzitter mede dat er een brief van mevrouw Meijers is ontvangen inzake agendapunt 8 gebruik en verhuur onbenutte ruimtes. De brief komt met de bespreking van dit agendapunt aan de orde.
Er is een verzoek om de loggia deels af te sluiten. De heer Romeyn antwoordt dat een dergelijk verzoek met omschrijving van de werkzaamheden en tekening ingediend kan worden, zodat het aan de ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd kan worden. Mocht een vergelijkbaar verzoek eerder zijn goedgekeurd, dan zal nagegaan worden of het voorstel overeenkomt.
De voorzitter geeft aan dat de voorzitters van de VvE’s A4 en A5 zullen aftreden en er nieuwe voorzitters voor deze VvE’s benoemd zullen moeten worden.
De notulen wordt per bladzijde zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld.
De Kascontrolecommissie Lijtweg (A1) bestaat uit de heren Van Vianen en Klop. De heer Van Vianen geeft een presentatie aan de hand een rapportage van de GKC. De controle van de jaarstukken hebben plaatsgevonden in samenwerking met de andere benoemde kascommissieleden van de VvE’s A2 t/m A5.
Er is gecontroleerd op de juistheid van de Balans en exploitatierekening, op de rechtmatigheid en op de doelmatigheid van de uitgaven en de boekingen volgens de splitsingsakte. De administratie is correct en goed verzorgd. Er is ook goed begroot. Het overzicht van de contractpartijen is door Verwey Vastgoed geactualiseerd en aan de stukken toegevoegd. De bevindingen, conclusie en aanbevelingen zijn in het rapport van de GKC aangegeven. De uitgaven voor het Groot Onderhoud zijn deels in dit boekjaar opgenomen. De overige uitgaven komen in het volgend boekjaar.
Het advies van de GKC aan de vergadering is om de jaarstukken goed te keuren en de bestuurder decharge te verlenen.
Aan de hand van de verzonden financiële stukken geeft de heer Romeyn de toelichting. De opgebouwde reserveres op de balans worden genoemd. In de toelichting op de balans staan enkele oude posten welke nog afgeboekt dienen te worden. Dit betreft enkele lage bedragen. De correcties van het vorige boekjaar zijn uitgevoerd. De kosten versus de begroting worden besproken. Een en ander heeft een positief exploitatieresultaat van € 11.863,01 opgeleverd.
Aansluitend worden de financiële stukken van de Hoofd VvE besproken. De uitgaven voor het Dagelijks Onderhoud zijn lager dan was begroot. Omdat de kosten doorberekend worden aan de vijf sub-VvE’s is er geen exploitatieresultaat voor de Hoofd VvE.
De totale dotatie van de VvE’s A2 t/m A5 voor het grootonderhoud bedraagt € 217.108.
Besluit: unaniem worden de jaarrekeningen 2014/2015 goedgekeurd.
Het positief exploitatieresultaat van de VvE Lijtweg A1 bedraagt € 11.863,01
Besluit: unaniem wordt besloten het exploitatieresultaat toe de voegen aan de post Resultaat voorgaande boekjaren voor de VvE Lijtweg.
Besluit: unaniem wordt de bestuurder Verwey Vastgoed gedechargeerd.
Besluit: unaniem worden de heren B. van Vianen en R. Klop door de vergadering herbenoemd.
De heer Romeyn licht de begroting toe. Er zijn kosten aangepast en zo nodig geïndexeerd. Het totale bedrag van de begroting 2015/2016 is zo’n € 2.500 hoger dan voor het vorige boekjaar. Desondanks wordt voorgesteld om de huidige maandelijkse VvE bijdrage ongewijzigd te laten, mede verwege het behaalde positieve exploitatieresultaat. De dotatie voor het Groot Onderhoud blijft gehandhaafd op € 72.000.
De begroting van de Hoofd VvE wordt eveneens toegelicht. De dotatie grootonderhoud voor de VvE’s A2 t/m A5 is verhoogd naar € 250.000 vanwege de tekorten op de MJOP.
De voorzitter brengt de begroting van de VvE Lijtweg en van de Hoofd VvE in stemming.
Besluit: unaniem wordt de begroting 2015/2016 goedgekeurd en wordt tevens besloten de maandelijkse VvE bijdrage gelijk te houden.
Er wordt aangegeven dat het schilderwerk hier en daar ook na de tweede schilderbeurt ‘schuurpapier’ is gebleven. Middels de conditiemeting wordt dit werk beoordeeld.
De werkzaamheden aan het dak zijn door Eldo uitgevoerd. De voorzitter geeft aan dat dit al een gunstig resultaat oplevert door een hogere binnentemperatuur.
Hiervoor is een deskundig bureau gevonden met ervaring op het gebied van overeenkomsten zoals met Hemubo is afgesloten. In de MJOP 2015 was de conditiemeting al opgenomen en goedgekeurd. De vergadering bevestigt unaniem opnieuw haar goedkeuring.
De galerijen kunnen volgens het onderzoek nog 15 jaar worden geëxploiteerd. Dat is ook voor de VvE Lijtweg goed nieuws omdat eventuele kosten mede door de VvE Lijtweg moeten worden opgebracht.
De voorzitter vraagt of het aanbrengen van de LED verlichting in de gangen op de verdiepingen gewenst is. Het kan immers een energiebesparing opleveren, maar ook een verfraaiing ten opzichte van de huidige situatie. Tevens zou dan wellicht het plafond in de gangen opgeknapt kunnen worden.
Besluit: afgesproken wordt om proefarmaturen te plaatsen en het besluit hierover in de ALV van 2016 opnieuw te agenderen.
Het plan wordt toegelicht. De voorgestelde aanplant in de border bij de fietsenstalling van de VvE Lijtweg zal eerst met mevrouw Welling worden overlegd.
Besluit: unaniem worden de kosten voor de groenvoorziening goedgekeurd.
Omdat hierover klachten zijn ontvangen wordt gevraagd of het gewenst is om een inventarisatie te houden of de klachten collectief aangepakt kunnen worden. De respons geeft aan dat er sprake is van enkele klachten. Dit betekent dat de individuele eigenaar verantwoordelijk blijft om de klachten te verhelpen en de kosten te voldoen. Klachten kunnen aan de huismeester gemeld worden.
De heer Romeyn vertelt dat de uitgaven voor het Dagelijks Onderhoud vooral te maken hebben met de algehele veroudering van het complex. De voorzitter geeft aan dat de afwezigheid van de huismeester te maken heeft met de onfatsoenlijke benadering door een aantal bewoners. De voorzitter doet een oproep om hiermee rekening te houden.
Er is een offerte opgevraagd voor het leveren en monteren van 24 gaasschermen, uitgevoerd in kunststof of staal ter vervanging van de huidige verouderde houten schermen. De kosten bedragen circa € 10.000. De vergadering is positief over het laten aanbrengen van nieuwe schermen. De keuze wordt in overleg met de Technische commissie bepaald.
De voorzitter vraagt mevrouw Meijers om brief van haar over dit onderwerp toe te lichten. Mevrouw Meijers is van mening dat algemene ruimten welke de VvE toebehoren niet verhuurd mogen worden, maar in gebruik gesteld moeten worden voor algemeen belang. In geval van afwijking hiervan zal de ledenvergadering toestemming dienen te verlenen. De heer Romeyn vertelt dat in de VvE’s Aert van Neslaan het gebruikelijk is om ongebruikte ruimten tegen betaling van een huurprijs beschikbaar te stellen als berging. Dit komt tegemoet aan de behoefte van de bewoners. Na enige discussie wordt afgesproken om de situatie in klein comité nader te bespreken.
Tijdens de vorige ALV is afgesproken om toe te zien dat er geen fietsen e.d. in de gangen op de verdiepingen geplaatst mogen worden. De betreffende bewoners worden hierover aangesproken of aangeschreven.
De voorzitter stelt dit aan de orde omdat er volgens hem sprake is van warmteverbruik van radiatoren in de badkamer welk wel gemeten wordt maar niet wordt doorbelast. De vergadering besluit om hier verder onderzoek naar te doen.
Er blijkt behoefte te zijn om de stortkoker te gebruiken voor het afvoeren van huisafval. De voorzitter licht toe dat er een sprinklerinstallatie in de containerruimte vereist is. Tevens zal de asbesthoudende stortkoker aan de binnenkant voorzien moeten worden van een kunststof coating middels een ‘reline-methode’. In het geval de containerruimte weer in gebruik zou worden genomen, kan deze ruimte niet verhuurd worden.
Besluit: met grote meerderheid van stemmen wordt besloten de kosten voor de noodzakelijke maatregelen worden nagegaan.
Mevrouw Welling presenteert dat onderwerpen welke onderdeel zijn van de werkzaamheden van de bewonerscommissie.
Met dankzegging voor de goede opkomst en inbreng wordt de vergadering om 22.00 uur afgesloten.