Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. De nieuwe eigenaren worden voorgesteld en ontvangen een korte inleiding over de verenigingsstructuur.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 53 van de 98. Het vereiste quorum is daarmee ruim bereikt, waardoor er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Er zijn noemenswaardige stukken ontvangen welke op verzoek in de vergadering behandeld moeten worden.
De notulen wordt per bladzijde zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen en ongewijzigd vastgesteld.
De Kascontrolecommissie Lijtweg (A1) bestaat uit de heren Van Vianen en Klop. De heer Van Vianen geeft aan dat de controle van de jaarstukken hebben plaatsgevonden in samenwerking met de kascommissieleden van de VvE’s Aert van Neslaan A2 t/m A5. De administratie is correct en goed verzorgd aangeleverd. Er is gecontroleerd op de juistheid van de balans en de exploitatierekening, op de rechtmatigheid en op de doelmatigheid van de uitgaven en de boekingen volgens de verdeelsleutels. De vragen over de jaarstukken zijn door Verwey Vastgoed volledig beantwoord. In de rapportage staat een bedrag vermeld van € 52.287 dit moet zijn € 57.287. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn in het rapport van de GKC aangegeven.
Het advies van de GKC aan de vergadering is om de jaarstukken goed te keuren en de bestuurder décharge te verlenen.
De verrichtte werkzaamheden van de heren wordt door de vergadering bijzonder gewaardeerd.
Er is vanuit de leden een verzoek aan Verwey Vastgoed om een overzicht te maken met verklaringen van boekhoudkundige termen en afkortingen.
Aan de hand van de verzonden financiële stukken geeft de heer Romeyn toelichting. De opgebouwde reserveres op de balans worden genoemd. Een gering negatief bedrag voor reserve groot onderhoud liften zal wordt vereffend vanuit de post Resultaat voorgaande boekjaren. De vermelde betalingsachterstand aan de VvE is nog niet ingelopen. Het betreft twee dossiers, welke overgedragen zijn aan het incassobureau. Voorts wordt de staat baten en lasten besproken. Het exploitatieresultaat is € 3.612,95 positief. Aansluitend worden de financiële stukken van de Hoofd VvE besproken. De uitgaven à € 49.357,32 voor het Dagelijks Onderhoud zijn lager dan is begroot: € 60.000. Omdat de kosten doorberekend zijn aan de vijf sub-VvE’s is er geen exploitatieresultaat voor de Hoofd VvE. De jaarlijkse dotatie voor het grootonderhoud van de VvE’s A2 t/m A5 bedraagt € 250.000.
Besluit: unaniem worden de jaarrekeningen 2015/2016 goedgekeurd.
Het positief exploitatieresultaat van de VvE Lijtweg A1 bedraagt € 3.612,95
Besluit: unaniem wordt besloten het exploitatieresultaat toe de voegen aan de post Resultaat voorgaande boekjaren voor de VvE Lijtweg.
Besluit: unaniem wordt de bestuurder Verwey Vastgoed gedechargeerd.
De heer Romeyn licht de begroting toe. Er zijn kosten aangepast en zo nodig geïndexeerd. Het totale bedrag van de begroting 2016/2017 is zo’n € 4500 hoger dan voor het vorige boekjaar. Vanwege het behaalde positieve exploitatieresultaat over de laatste jaren wordt voorgesteld om de huidige maandelijkse VvE bijdrage ongewijzigd te laten. De jaarlijkse dotatie voor het groot onderhoud blijft gehandhaafd op € 72.000. De begroting van de Hoofd VvE wordt eveneens toegelicht. Voor jaarlijkse dotatie groot onderhoud VvE’s A2 t/m A5 wordt € 250.000 aangehouden. De voorzitter brengt de begroting van de VvE Lijtweg en van de Hoofd VvE in stemming.
Besluit: unaniem wordt de begroting 2016/2017 goedgekeurd en wordt de maandelijkse VvE bijdrage gelijk gehouden.
Besluit: unaniem worden de heren B. van Vianen en R. Klop door de vergadering herbenoemd.
Dit punt zou formeel niet behandeld hoeven te worden. De heren Bruins en Wiebenga worden herbenoemd.
Gevraagd besluit: Is witte verf op de buitenmuren (voor iedereen) toegestaan, of dienen deze in originele staat teruggebracht te worden?
Onlangs zijn bij enkele (hoek)appartementen de muren van de loggia’s geschilderd terwijl daar abusievelijk geen toestemming voor is gevraagd bij de VvE tijdens de ALV. Het besluit hierover wordt aan de vergadering voorgelegd, omdat het delen van het gebouw betreft die toebehoren aan de VvE. Daarnaast is het een kwestie voor het aanzicht van het gebouw.
Na uitgebreide toelichting van verschillende standpunten wordt de keuze of het schilderen van de buitenmuren van de loggia’s wel of niet is toegestaan in stemming gebracht.
Besluit: het stemmingsresultaat is: voor 28, tegen 25 stemmen (inclusief 5 stemmen van de grooteigenaar).
De meerderheid is voor het toestaan van het aanbrengen van witte verf (RAL code 9010) op deze muren.
De reden van de voorstellen worden toegelicht.
Besluit: de vergadering gaat unaniem akkoord met de uitvoering.
De financiële doorrekening van de kosten en de jaarlijkse dotatie voor het groot onderhoud in de MJOP wordt door de heer Romeyn uitgelegd.
De voorzitter geeft - met name aan de nieuwe leden - aan dat er in 2008 voor 10 jaar een Resultaatgericht Vastgoed Onderhoud overeenkomst met Hemubo is afgesloten. Er wordt aangenomen dat de overeenkomst niet verlengd zal worden. De keuze zal waarschijnlijk gemaakt worden om met een vaste groep gespecialiseerde aannemers te gaan werken. Verwey Vastgoed zal de werkzaamheden blijven coördineren.
In 2017 staat er geen uitvoering van groot onderhoudswerkzaamheden gepland voor de Lijtweg.
Besluit: unaniem de MJOP uitvoeringsjaar 2017 goedgekeurd.
Besluit: unaniem goedgekeurd.
Peter zal de komende periode nog twee dagen per week aanblijven, ook om zijn opvolger in te werken.
Besluit: bij Liander opgevraagd of er controle van het gebruik kan plaatsvinden om misbruik zo goed als mogelijk te voorkomen.
Besluit: de elders wonende eigenaren worden aangeschreven om het Huishoudelijk Reglement van de VvE te laten ondertekenen, zodat zij aantonen van de woonregels op de hoogte zijn.
Vaststellen van een aanmaningsprocedure
Machtigen bestuurder voor het treffen van (rechts-)maatregelen bij achterstand in betalingen en het in rekening mogen brengen van alle hierbij behorende kosten, zowel in als buiten rechte, bij de wanbetaler.
Besluit: na toelichting van de formaliteiten worden deze unaniem goedgekeurd.
Eigenaren die in het bezit zijn van luxe keukens, badkamers, dure wand-, plafond- en vloerafwerking e.d. doen er verstandig aan zelf een aanvullende opstal- en/of inboedelverzekering af te sluiten. De dekking in de opstalverzekering voor deze woningverbeteringen kan onvoldoende zijn wanneer het een schade aan meerdere woningen tegelijk betreft.
De voorzitter licht toe dat het warmteverbruik van de radiator in de badkamer van de appartementen niet wordt meegerekend in de afrekening stookkosten. Voorgesteld wordt om dit warmteverbruik na het huidige stookseizoen, vanaf 2017, wel in de afrekening op te nemen. Over het lopende jaar zullen allereerst de werkelijke kosten over de radiatoren in de badkamer medegedeeld worden.
Besluit: unanieme goedkeuring voorstel.
Mevrouw Welling van de Opknapcommissie legt uit dat er met name door de vele brommers en scooters een gebrek aan ruimte is in de fietsenstalling. Voorgesteld wordt om ook de containerruimte op te knappen zodat de brommers en scooters daar gestald kunnen worden.
Besluit: unanieme goedkeuring om de containerruimte hiervoor op te knappen.
De heer Wiebenga van de Technische commissie deelt mee dat de ruitjes in de balustrade van de loggia’s desgewenst vervangen kunnen worden. De kosten worden via het mededelingenbord bij de ingang bekend gemaakt.
Mevrouw Meijer vertelt dat ouderen hulpbehoevend kunnen zijn. Vanuit medemenselijk oogpunt wordt gevraagd of zich per verdieping een ‘aandachtspersoon’ beschikbaar kan stellen.
Met dankzegging voor de goede opkomst en inbreng wordt de vergadering om 22.30 uur afgesloten.