Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. De nieuwe eigenaren worden voorgesteld.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 54 van de 98. Het vereiste quorum is daarmee ruim behaald, waardoor er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
Vooral voor de nieuwe eigenaren legt de voorzitter de structuur uit van de VvE’s Lijtweg, Aert van Neslaan en de Hoofd VvE.
In de presentatie van de vergaderstukken zijn tevens kunstwerken van de mevrouw Engberts-Meijer, bewoonster en lid van de VvE Lijtweg opgenomen.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Er zijn geen ander stukken ontvangen welke op verzoek in de vergadering behandeld moeten worden.
De huismeester de heer Groenewoud is vanaf november jl. met pensioen gegaan. Het afscheid heeft plaatsgevonden zoals hij wenste. De heer Schaddé van Doorn is vanaf juni 2017 werkzaam voor de VvE’s. Er is een periode van 5 maanden ‘overlapping’ benut als inwerkperiode en overdracht. Vanaf november 2017 werkt de heer Schaddé van Doorn 32 uur per week voor de VvE’s.
De notulen wordt per bladzijde zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen. Opgemerkt wordt dat er in de vorige ledenvergadering ook gesproken is over de afrekening van de stookkosten. De afrekening heeft in december 2016 plaatsgevonden. Gevraagd is of de afrekening eerder geleverd kan worden. De heer Romeyn heeft geantwoord dat Verwey Vastgoed hiervoor afhankelijk is van de nutsbedrijven. Voor de komende afrekening stookkosten wordt uitgegaan dat deze eveneens in december zal plaatsvinden. Indien mogelijk zal de afrekening stookkosten eerder gedaan worden.
De Kascontrolecommissie Lijtweg (A1) bestaat uit de heren Van Vianen en Klop. De heer Van Vianen geeft aan dat jaarstukken op 12-10-2017 ter controle zijn aangeboden. De stukken zijn wederom verzorgd aangeleverd. In samenwerking met de andere kascommissieleden heeft de controle van de jaarstukken plaatsgevonden. Er is gecontroleerd op de juistheid van de balans en de exploitatierekening, op de doelmatigheid van de uitgaven en de kosten volgens de verdeelsleutels. In het rapport van de GKC zijn de bevindingen vermeld. Er zijn geen wezenlijke overschrijdingen ten aanzien van de begrotingen geconstateerd, wat een compliment waard is. De vragen over de jaarstukken zijn door de bestuurder naar tevredenheid beantwoord. Er zijn enkele kleine correcties aangegeven en door Verwey Vastgoed uitgevoerd. De toename van de betalingsachterstanden bij enkele VvE’s is wel een zorg.
De leden van de GKC hebben de jaarstukken ter goedkeuring ondertekend.
De aanbevelingen aan de ALV zijn:
Ten aanzien van de voorgestelde bemiddeling bij betalingsachterstanden merkt de heer Romeyn op dat Verwey Vastgoed altijd probeert om in om in overleg met de betreffende eigenaar een betalingsregeling te treffen. Wanneer deze pogingen geen resultaat opleveren wordt het incassodossier overgedragen aan een incassobureau.
De voorzitter geeft aan niet in de positie te verkeren om als bemiddelaar te functioneren. Hij stelt voor dat een ander lid van de VvE zich hiervoor kan aanmelden. De bemiddeling kan alleen plaatsvinden indien degene met de betalingsachterstand daarvoor toestemming heeft verleend.
De kascommissieleden stellen voor om de deelname aan de GKC te laten rouleren. Kandidaten kunnen zich bij de voorzitter melden.
Aan de hand van de jaarrekening geeft de heer Romeyn de toelichting. De opgebouwde reserves op de balans worden genoemd. Het exploitatieresultaat is € 3.537,92 negatief. Aansluitend worden de financiële stukken van de Hoofd VvE besproken. Voor het Dagelijks Onderhoud was € 60.000 begroot en totaal € 47.988,07 uitgegeven. De kosten elektra algemeen voor A2 t/m A5 zijn door het aanbrengen van LED-verlichting aanzienlijk verminderd.
Besluit: unaniem worden de jaarrekeningen 2016/2017 goedgekeurd.
Het negatief exploitatieresultaat van de VvE Lijtweg A1 bedraagt € 3.612,95
Besluit: unaniem wordt besloten het exploitatieresultaat ten laste te brengen van de Post Resultaat voorgaande boekjaren.
Besluit: unaniem wordt de bestuurder Verwey Vastgoed gedechargeerd.
De heer Romeyn geeft aan dat voorstel is om de maandelijkse VvE bijdragen gelijk te houden aan het vorige boekjaar, terwijl de kosten hoger zijn geworden. Normaliter houdt dit een negatief exploitatieresultaat in. De verwachting is dat de kosten in de Hoofd VvE lager worden, wat een gunstig effect heeft op de uitgaven voor de VvE Lijtweg.
De voorzitter brengt de begroting van de VvE Lijtweg en van de Hoofd VvE in stemming.
Besluit: unaniem wordt de begroting 2017/2018 goedgekeurd en wordt de maandelijkse VvE bijdrage gelijk gehouden.
De heren B. van Vianen en R. Klop worden door de vergadering herbenoemd.
Kandidaten kunnen zich aanmelden bij de voorzitter. De voorzitter krijgt het mandaat van de vergadering om kandidaten te benoemen.
De heren Bruins en Wiebenga worden herbenoemd. De heer Schaap geeft aan zich er eveneens voor beschikbaar te stellen en wordt benoemd.
Het advies van deskundige is om met de huidige cv-ketels door te gaan. Dit vanwege de hoge investeringskosten en de gebleken voordelige stookkosten. Tevens staat het gebruik van fossiele brandstof ter discussie. Wellicht is in de toekomst aansluiting op een warmtenet mogelijk.
In de rapportage zijn de opties voor het vervangen van de huidige cv-ketels opgenomen, ook de mogelijkheid om de woningen te voorzien van elektrische verwarming. Gezien de hoge investeringen bij alle opties is er een lange terugverdientijd. Er is geconstateerd dat de huidige stookkosten laag zijn. Tevens is uit het onderzoek gebleken dat de leverancier van de cv-ketels nog bestaat en er onderdelen geleverd kunnen worden. De ontwikkelingen op het gebied van de warmtevoorzieningen gaan snel. Dit betekent dat er beter geen investeringen gedaan kunnen worden voor een warmte-installatie gebruikmakend van fossiele energie. Een aansluiting op het warmtenet kan mogelijk in de toekomst een oplossing bieden.
In de MJOP is rekening gehouden met noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden. Ook voor maatregelen om te voldoen aan de gestelde keuringseisen. Het onderwerp ‘cv-installatie’ zal jaarlijks worden geagendeerd, zodat de leden goed geïnformeerd blijven.
Besluit: de MJOP uitvoeringsjaar 2018 wordt unaniem goedgekeurd.
De overeenkomst met Hemubo loopt tot 3 december 2018. Het voorstel is om de overeenkomst niet voort te zetten. Het standpunt van de Commissie van Toezicht wordt toegelicht.
In 2008 is de Resultaatgerichte Vastgoed Overeenkomst voor 10 jaar aangegaan met Hemubo. In deze overeenkomst wordt uitgegaan van een vastgesteld onderhoudsniveau. Gebleken is dat de controle hiervan aanleiding is voor discussie. Het is voor de betrokken partijen niet duidelijk vast te stellen of het vastgesteld onderhoudsniveau wordt gehaald. Een dergelijke overeenkomst is niet gebruikelijk voor VvE’s. Om meerdere redenen heeft het de voorkeur om de onderhoudswerkzaamheden markconform aan te besteden. In de beheersovereenkomst met Verwey Vastgoed is in de projectbegeleiding voorzien.
Besluit: het voorstel om de overeenkomst met Hemubo in 2018 niet voort te zetten wordt unaniem goedgekeurd.
In de rapportage door Ontwerpburo Van der Vlugt is het investeringsbedrag voor het aanbrengen van een maximum aantal zonnepanelen aangegeven, evenals de opbrengst en de terugverdientijd. De subsidiemogelijkheden zijn eveneens opgenomen. Gesteld wordt dat er nader onderzoek vereist is om na te gaan of de constructie van het gebouw toereikend is, vanwege het forse gewicht van circa 350 zonnepanelen.
De dakbedekking is in 2015 geheel vernieuwd. Welke gevolgen heeft het voor de kwaliteit van de dakbedekking? Is het dakoppervlakte ter plekke beoordeeld?
De vragen worden aan de adviseur voorgelegd. In de ALV 2018 komt het aanbrengen van zonnepanelen opnieuw aan de orde. De voorzitter geeft aan veel vertrouwen te hebben in de deskundigheid van de adviseur.
Machtigen bestuurder voor het treffen van (rechts-)maatregelen bij achterstand in betalingen en het in rekening mogen brengen van alle hierbij behorende kosten, zowel in als buiten rechte, bij de wanbetaler.
Besluit: na toelichting van de formaliteiten worden deze unaniem goedgekeurd.
Eigenaren die in het bezit zijn van luxe keukens, badkamers, dure wand-, plafond- en vloerafwerking e.d. doen er verstandig aan zelf een aanvullende opstal- en/of inboedelverzekering af te sluiten.
De dekking in de opstalverzekering voor deze woningverbeteringen kan onvoldoende zijn wanneer het een schade aan meerdere woningen tegelijk betreft.
Presentatie website Lijtweg met alle informatie en foto’s: de heer Poslawsky vertelt dat de website bedoeld is om informatie over de VvE Lijtweg aan te bieden. Tevens biedt de website informatie over bewonersactiviteiten. De site kan ook allerlei berichten opnemen welke voor de bewoners nuttig kunnen zijn. Voorts toont de heer Poslawsky delen van de website.
De heer Romeyn vertelt dat er overleg is geweest met de eigenaar van de winkelruimten. De wens is uitgesproken om het algehele aanzicht te verbeteren. Hetgeen aansluit bij wens van de VvE. Om het initiatief in 2018 voort te zetten wordt verzocht een mandaat van de ledenvergadering te krijgen voor maatregelen en kosten, nadat dit is goedgekeurd door de Bewonerscommissie en de VvE-voorzitter.
Besluit: de vergadering gaat akkoord met het voorstel om het mandaat te verlenen.
De voorzitter vertelt dat het gebouw Lijtweg 50 jaar geleden is opgeleverd. Dit kan gevierd worden. Wat vindt de vergadering van het aanbrengen van een vlaggenmast in de border bij de fietsenstalling om ook op deze manier er aandacht op te vestigen of ongeacht deze ‘verjaardag’ een vlaggenmast te plaatsen. De kosten bedragen circa € 1.500.
Besluit: met een meerderheid van stemmen wordt het voorstel goedgekeurd.
Met dankzegging voor de deelname aan de vergadering wordt deze om 22.45 uur afgesloten.
Geplande datum volgende Ledenvergadering VvE Lijtweg: 26 november 2018.