VvE Lijtweg (A1), gevestigd te Oegstgeest (30124)
Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 28 september 2021, aanvang 19:30 uur.
Totaal aantal stemmen: 98; aantal stemmen vertegenwoordigd: 52 (53,06%)
De voorzitter, de heer Jongsma, opent om 19.30 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
Per 1 januari jl. heeft de vereniging nieuwe contactpersonen bij MVGM. Mevrouw Rijsdijk (accountmanager) en de heer Grondel (technisch manager) stellen zichzelf voor aan de aanwezigen.
Blijkens de presentielijst zijn er voldoende stemgerechtigden/gevolmachtigden aanwezig om rechtsgeldige en gekwalificeerde besluiten te kunnen nemen ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de agenda vast te stellen.
Aanleiding voor deze wijziging in het bouwbesluit is het aantal dodelijke slachtoffers bij woningbranden. Onderzoek heeft aangetoond dat de aanwezigheid van rookmelders mensenlevens kan redden. De invoerdatum van 1 juli 2022 klinkt nog ver weg en is gekozen om gebouwverantwoordelijken en huiseigenaren voldoende tijd te geven om zich op deze aanpassing voor te bereiden. Hoewel het plaatsen van rookmelders in de woning geen VvE aangelegenheid maar een individuele kwestie betreft, zou de vergadering graag zien dat dit collectief wordt opgepakt.
Ingekomen stukken sinds de laatste ALV worden besproken.
De notulen d.d. 26 november 2019 worden met de aanwezige leden doorgenomen. De volgende opmerkingen betreffende de bewonerscommie missen in de notulen en worden alsnog toegevoegd:
De voorzitter vraagt de vergadering om eventuele op- of aanmerkingen op de notulen in de toekomst uiterlijk binnen 1 maand na het uitsturen te melden.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de notulen inclusief bovenstaande opmerkingen vast te stellen. Onder toeziend oog van de vergadering worden de notulen ondertekend.
Namens de gezamelijke kascontrolecommissie (GKC) geeft mevrouw Jongsma een uitgebreide toelichting op de jaarstukken over de periode half 2018 plus 2019. De kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en alle geconstateerde onvolkomenheden zijn of worden gecorrigeerd. Eventuele vragen zijn naar tevredenheid beantwoord. De kascommissie geeft de vergadering een positief advies om de jaarrekening over de periode half 2018 plus 2019 vast te stellen en decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over deze periode.
Ten tijde van de ALV zijn de jaarstukken 2020 nog niet afgerond en beoordeeld. De vorige leden van de kascontrolecommissie kunnen of willen niet meer met deze beoordeling belast worden. De CvT beveelt mede hier om aan om een professionele controle uit te laten voeren door Kascontrole.com of een externe accountant. De vorige leden van de GKC geven aan dat, wanneer wordt gekozen voor een externe controle, zij erop zullen toezien dat alle punten op de juiste wijze worden beoordeeld. Dit voorstel wordt bij punt 8b nader besproken en ter stemming gebracht.
De kascommissie heeft de jaarrekening over de periode half 2018 plus 2019 gecontroleerd. De vergadering wordt geadviseerd de jaarrekening vast te stellen en het bestuur decharge te verlenen over haar gevoerde financiële beleid betreffende het boekjaar half 2018 plus 2019.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de jaarrekening over de periode half 2018 plus 2019 vast te stellen, het bestuur decharge te verlenen over haar gevoerde beleid in het boekjaar half 2018 plus 2019 en het exploitatieresultaat ten laste van de geldende reserve(s) te boeken.
Zodra de jaarstukken 2020 gereed en gecontroleerd zijn, zal een nieuwe ALV worden georganiseerd (mits dit door de overheid is toegestaan).
Op advies van de kascommissie en met vaststelling van de jaarrekening wordt met de benodigde meerderheid van stemmen decharge - goedkeuring voor het gevoerde financiële beleid gedurende boekjaar half 2018 plus 2019- aan het bestuur verleend.
Er wordt voorgesteld het exploitatieresultaat half 2018 plus 2019 ten laste van de reserve Groot Onderhoud van de Lijtweg te boeken. Het voorstel voor bestemming van het exploitatiesaldo wordt met de benodigde meerderheid van stemmen goedgekeurd.
De technisch manager van MVGM, de heer Grondel, verstrekt de vergadering een status update inzake de afgeronde en nog af te ronden werkzaamheden betreffende:
De voorzitter geeft t.a.v. de cv-ketels de volgende aanvulling: Bij de aanbesteding zijn destijds drie offertes opgevraagd waarvan twee ontvangen. Daar de vergadering alsnog een derde offerte wenste, is deze opgevraagd. Deze laatste offerte heeft een aantal maanden bij de huismeester ter inzage gelegen, echter is hier niemand naar komen kijken. Deze vertraging heeft als gevolg gehad dat, door het verlopen van de offertes, de kosten voor de werkzaamheden uiteindelijk 15% hoger uitvielen.
De heer Grondel geeft een toelichting op het (MJOP) meerjaren onderhoudsplan. Voor het komend jaar staan geen grote onderhoudswerkzaamheden gepland. Het MJOP wordt vastgesteld en ter stemming gebracht.
De vergadering gaat met meerderheid van stemmen akkoord met het MJOP voor 2022.
Tevens wordt de slechte staat van de standleidingen besproken. Er is hiervoor in het huidige MJOP een reservering opgenomen. Bij calamiteiten kunnen werkzaamheden worden uitgevoerd.
De heer Grondel geeft een toelichting op het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergeadvies.
Om als vereniging op het gebied van duurzaamheid niet achter te blijven, adviseert MVGM VvE om een DMJOP en maatwerkenergie advies op te laten stellen.
Voor het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergie advies kan de vereniging in aanmerking komen voor subsidie. Om de subsidie te kunnen aanvragen dient de vergadering het DMJOP vast te stellen met daarin twee verduurzamingsmaatregelen welke binnen 10 jaar moeten worden uitgevoerd. Het voorstel is om de kosten voor het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergie advies ten laste te brengen van de onderhoudsreserve.
De vergadering gaat met meerderheid van stemmen akkoord met het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergie advies en de kosten ten laste te brengen van de onderhoudsreserve.
De heer Grondel geeft een toelichting op het uitvoeren van het brandveiligheidsonderzoek.
In de Woningwet en het Bouwbesluit 2012 is onder andere vastgelegd aan welke eisen gebouwen en bouwwerken moeten voldoen in het kader van veiligheid. Een VvE dient hier eveneens aan te voldoen.
Het voorstel namens MVGM VvE is om een onderzoek te laten uitvoeren betreffende de veiligheid van het gebouw. De uitkomsten van het onderzoek worden gedeeld in de eerst volgende vergadering.
De vergadering gaat met meerderheid van stemmen akkoord met het uitvoeren van het veiligheidsonderzoek.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de (concept) begroting 2022 gelijk te houden ten opzichte van de laatstelijk vastgestelde begroting. Het huidige termijnbedrag van de eigenaren blijft hierdoor gehandhaafd. De begroting gaat in per 1 januari 2022.
Indien u een doorlopende machtiging heeft afgegeven voor incasso van uw periodieke bijdrage, welke door de vergadering is vastgesteld, wordt uw bijdrage in de eerste week van elke periode geïncasseerd.
Mevrouw Rijsdijk geeft een toelichting op de formaliteiten.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen om onderstaand incassomandaat vast te stellen.
Indien enig lid van de VvE in gebreke blijft om aan zijn financiële verplichtingen ten opzichte van de VvE te voldoen, is de bestuurder/beheerder bevoegd het nalatige lid administratie- en aanmaningskosten in rekening te brengen. Het nalatige lid ontvangt achtereenvolgens een herinnering, aanmaning en laatste aanmaning, met inachtneming van de termijnen en bepalingen krachtens de Wet Incassokosten (WIK). De bestuurder/beheerder is daarnaast gemachtigd een invorderingsprocedure te starten door de op dat moment openstaande vordering ter incassering uit handen te geven aan een gerechtsdeurwaarder, waarbij de gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening komen van het nalatige lid. De bestuurder/beheerder is bevoegd aan de gerechtsdeurwaarder opdracht te geven een gerechtelijke procedure te voeren en verder het nodige ter incassering te verrichten. Daaronder begrepen het ter uitvoering leggen van een tegen het in gebreke zijnde lid gewezen vonnis op een wijze als door de bestuurder/beheerder wenselijk wordt geacht ter incassering van de vordering. Ook voor wat betreft de tijdens de incassoprocedure vervallen c.q. te vervallen en door het nalatige lid te betalen bijdrage en / of kosten.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen SKW toestemming te verlenen bij de jaarlijkse audit inzage te geven in de administratie van de vereniging.
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de appartementenclausule vast te stellen.
De heer Jongsma licht de contractuele uitbreiding (van 32 naar 40 uur) van de huismeester nader toe.
Naar aanleiding van vele verzoeken en omwille van de bereikbaarheid en continuïteit besluit de vergadering met meerderheid van stemmen om het contract van de huismeester definitief om te laten zetten van 32 naar 40 uur.
De vergadering besluit zoials onderstaand omschreven de commissie van toezicht te herbenoemen:
Voor controle van de kasstukken dient er jaarlijks een kascommissie te worden samengesteld. De commissie van toezicht stelt voor om deze controle vanaf heden uit te laten voeren door het hierin gespecialiseerde bedrijf Kascontrole.com.
De vergadering gaat met meerderheid van stemmen akkoord met de benoeming van Kascontrole.com om toe te treden tot de kascommissie.
MVGM VvE is een SKW gecertificeerde beheerder. Vanuit het modelreglement en de beoordelingsrichtlijnen van het SKW is de eis dat er personen worden aangewezen om te beschikken over de gelden van de het reservefonds. Dit wordt reeds voor uw VvE verzorgt door MVGM VvE. Eén en ander houdt in dat MVGM VvE zorg draagt voor het beheren van de gelden en het verzorgen van de betalingen.
De vergadering Legt vast dat MVGM VvE is gemachtigd ten aanzien van de beschikking over de reservegelden.
Onttrekking uit het reservefonds inzake het gepland groot onderhoud In het reglement van splitsing is opgenomen dat er 2 reservefondsbeheerders door de vergadering dienen te worden aangewezen, en na bekomen machtiging daartoe van de vergadering, over de gelden kunnen beschikken.
De heer Jongsma (voorzitter CvT A1) heeft aangegeven zich kandidaat te stellen en is vervolgens aangewezen in de functie van reservefondsbeheerder. De reservefondsbeheerders zijn gemachtigd ten aanzien van onttrekkingen uit de reservefonds(en).
Onderstaande punten worden nader besproken danwel toegelicht
Er zijn een aantal relevante vragen gesteld waarvan onderstaand een opsomming van het geen besproken.
De voorzitter bedankt de leden voor komst en sluit de vergadering om 22.30 uur.
Vastgesteld op de vergadering van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VvE Lijtweg (A1), gevestigd te Oegstgeest (30124)
De vergadering besluit met meerderheid van stemmen de (concept) begroting 2022 gelijk te houden ten opzichte van de laatstelijk vastgestelde begroting. Het huidige termijnbedrag van de eigenaren blijft hierdoor gehandhaafd. De begroting gaat in per 01 januari 2022.
Indien u een doorlopende machtiging heeft afgegeven voor incasso van uw periodieke bijdrage, welke door de vergadering is vastgesteld, wordt uw bijdrage in de eerste week van elke periode geïncasseerd.