VvE Lijtweg (A1), gevestigd te Oegstgeest (30124)
De redenen voor het niet houden van een ALV in 2020 zijn de Covid-richtlijnen van de regering welke moesten worden gevolgd. Na uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheid om digitaal te vergaderen, is in overleg met de commissie van toezicht geconcludeerd dat deze manier van vergaderen voor uw vereniging praktisch onuitvoerbaar en zodoende niet wenselijk is.
Zodra duidelijk werd dat vergaderingen weer mogelijk waren in het Dorpscentrum, zijn onmiddelijk afspraken gemaakt. We zijn daarom verheugd dat we nu fysiek bijeen kunnen komen. U kunt zich voorstellen dat deze ALV iets anders zal zijn dan de vorige, maar wij blijven ons best doen voor de verenigingen.
Alleen over vooraf gemelde agendapunten kunnen tijdens deze vergadering besluiten worden genomen.
Aanleiding voor deze wijziging in het bouwbesluit is het aantal dodelijke slachtoffers bij woningbranden. Onderzoek heeft aangetoond dat de aanwezigheid van rookmelders mensenlevens kan redden.
De invoerdatum van 1 juli 2022 klinkt nog ver weg en is gekozen om gebouwverantwoordelijken en huiseigenaren voldoende tijd te geven om zich op deze aanpassing voor te bereiden.
De notulen van de vergadering van eigenaars zullen tekstueel worden vastgesteld. Indien u tekstuele opmerkingen heeft op de notulen kunt u deze tot 7 dagen voor de vergadering per mail aankondigen bij uw accountmanager van MVGM, mevrouw Rijsdijk.
Indien er vooraf geen opmerkingen zijn aangekondigd worden de notulen inhoudelijk verder niet meer besproken en direct in stemming gebracht. Na deze vaststelling volgt de ondertekening van de notulen door de voorzitter van de vergadering.
De kascontrolecommissie heeft de financiële jaarstukken over de periode half 2018 plus 2019 gecontroleerd en alle onvolkomenheden zijn of worden gecorrigeerd. Dit rapport is direct ontsloten op de lijtweg.nl website.
De kascontrolecommissie adviseert de vergadering de jaarrekening half 2018 plus 2019 vast te stellen en decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid gedurende deze periode. Hierover kan de kascontrolecommissie een presentatie geven.
Ten tijde van het verzenden van deze agenda zijn de jaarstukken 2020 nog niet beoordeeld. De vorige leden van de kascontrolecommissie kunnen of willen hier niet zonder meer mee belast worden. Bovendien beveelt de CvT aan om een professionele controle uit te laten voeren door Kascontrole.com of een externe accountant.
Zie punt 8b van deze agenda.
De financiële jaarstukken over de periode half 2018 plus 2019 worden ter vaststelling aan de vergadering voorgelegd. Conform het BW 2:48 dient de jaarrekening na goedkeuring ondertekend te worden door het bestuur.
Op advies van de kascontrolecommissie en met vaststelling van de jaarrekening zal decharge - goedkeuring voor het door het bestuur gevoerde financiële beleid gedurende boekjaar half 2018 plus 2019 - in stemming worden gebracht.
Er wordt aan de eigenaren gevraagd wat de bestemming wordt van het exploitatieresultaat half 2018 plus 2019. Het exploitatieresultaat half 2018 plus 2019 is negatief € 7.274,56. De opties zijn:
De uitgevoerde werkzaamheden (afgerond en nog af te ronden) worden besproken.
Het bijgewerkte MJOP wordt besproken. Over het komende boekjaar 2022 kunnen beslissingen worden genomen. Het MJOP wordt vastgesteld en ter stemming gebracht.
Om als vereniging op het gebied van duurzaamheid niet achter te blijven, adviseert MVGM VvE om een DMJOP en maatwerkenergie advies op te laten stellen.
Voor het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergie advies kan de vereniging in aanmerking komen voor subsidie. Om de subsidie te kunnen aanvragen dient de vergadering het DMJOP vast te stellen met daarin twee verduurzamingsmaatregelen welke binnen 10 jaar moeten worden uitgevoerd. Het voorstel is om de kosten voor het opstellen van een DMJOP en maatwerkenergie advies ten laste te brengen van de onderhoudsreserve.
Het voorstel wordt in stemming gebracht.
In de Woningwet en het Bouwbesluit 2012 is onder andere vastgelegd aan welke eisen gebouwen en bouwwerken moeten voldoen in het kader van veiligheid. Een VvE dient hier eveneens aan te voldoen. Het voorstel namens MVGM VvE is om een onderzoek te laten uitvoeren betreffende de veiligheid van het gebouw. De uitkomsten van het onderzoek worden gedeeld in de eerst volgende vergadering.
Het voorstel is om de kosten ten laste te brengen van de onderhoudsreserve. Het voorstel wordt in stemming gebracht.
De (concept) begroting is gelijk ten opzichte van de laatstelijk vastgestelde begroting. Het huidige termijnbedrag van de eigenaren blijft hierdoor gehandhaafd. De begroting zal worden toegelicht en in stemming worden gebracht.
Indien u een doorlopende machtiging heeft afgegeven voor incasso van uw periodieke bijdrage, welke door de vergadering is vastgesteld, wordt uw bijdrage in de eerste week van elke periode geïncasseerd.
Nieuwe en bestaande bestuurders of commissieleden gaan akkoord met publicatie van hun persoonsgegevens via het eigenarenportaal.
De vertegenwoordiging in de commissie van toezicht voor de Lijtweg A1 bestaat momenteel uit de heer Jongsma. De commissie van toezicht onderhoudt de communicatie met beheerder en neemt besluiten bij onvoorziene omstandigheden en o.a. het onderhoud aan het gebouw.
Voor controle van de kasstukken dient er jaarlijks een kascommissie te worden samengesteld. De commissie van toezicht stelt voor om deze controle vanaf heden uit te laten voeren door het hierin gespecialiseerde bedrijf Kascontrole.com of door een externe accountant. De totale kosten voor Kascontrole.com bedragen circa € 3.500,00 en het uurtarief van een accountant is circa € 100,00.
Het voorstel wordt in stemming gebracht.
MVGM VvE is een SKW gecertificeerde beheerder. Vanuit het modelreglement en de beoordelingsrichtlijnen van het SKW is de eis dat er personen worden aangewezen om te beschikken over de gelden van het reservefonds. Indien wenselijk kan MVGM VvE dit voor uw VvE verzorgen. MVGM VvE draagt dan zorg voor het beheren van de gelden en het verzorgen van de betalingen.
In het reglement van splitsing is opgenomen, dat er 2 reservefondsbeheerders door de vergadering dienen te worden aangesteld, welke over de gelden van het reservefonds beschikken. Ook hier is het voorstel om MVGM dit voor de VvE te laten verzorgen.