Vereniging van Eigenaren
Lijtweg 4 t/m 1208 (A1) te Oegstgeest
De voorzitter de heer Jongsma opent de vergadering en heet de aanwezige leden welkom. Voor de nieuwe eigenaren legt de voorzitter de structuur uit van de Hoofd VvE, de VvE Lijtweg en de vier VvE’s Aert van Neslaan.
Het aantal uitgebrachte stemmen: 53 van de 98. Het vereiste quorum is daarmee ruim behaald, waardoor er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen.
In de presentatie van de vergaderstukken zijn foto’s uit de website VvE Lijtweg opgenomen. Mede in relatie tot het 50 jarig bestaan van de Lijtweg.
De voorzitter vraagt aandacht voor het zeer recent en onverwacht overlijden van de heer H. Kok.
De voorzitter vraagt de vergadering akkoord te gaan met de volgorde van de agendapunten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
De heer Romeyn geeft aan dat een bewoner-eigenaar van A5 heeft voorgesteld om een AED (hartstarter) aan te brengen. Het voorstel is door de VvE-voorzitters en de bestuurder ondersteunt. De VvE Lijtweg kan de keuze maken om een AED voor de Lijtweg te laten aanbrengen. De kosten zijn circa € 1.500. De vergadering gaat hiermee akkoord. Desgewenst kunnen bewoners een cursus volgen en een app op hun telefoon installeren voor het gebruik van de AED. De EHBO vereniging biedt deze cursussen aan. Contactpersonen kunnen zich hiervoor aanmelden bij de voorzitter of de bestuurder.
De fusie van Verwey Vastgoed en MVGM wordt door de heer Romeyn nader toegelicht. Met name de software voor het VvE management zal per 1-1-2019 gewijzigd worden. Voor de toegang VvE portal worden de inloggegevens voor het nieuwe bestand nog verstrekt.
De notulen wordt per bladzijde zowel tekstueel als inhoudelijk doorgenomen. Opgemerkt wordt dat de suggestie om precariobelasting te heffen voor de reclameborden welke op de luifel zijn aangebracht en voor de gestalde fietsen, niet in de notulen zijn opgenomen.
Over dit punt merkt de voorzitter op dat de verstandhouding met de winkeliers er niet beter op zullen worden wanneer dit getracht wordt te incasseren. Daarbij is de VvE geen belastingdienst.
Opgemerkt wordt dat in de eerdere ledenvergadering aan de orde is geweest dat het warmteverbruik van de radiatoren in de badkamers Lijtweg niet worden meegerekend met de afrekening stookkosten. De afspraak is gemaakt dat dit geregeld wordt.
De voorzitter geeft aan dat er een reden is waarom het warmteverbruik van radiatoren in bepaalde badkamers bij VvE’s Aert van Neslaan niet gemeten kan worden. Zo kunnen radiatoren in de badkamers van woningen op de hoogste verdieping niet worden dichtgedraaid i.v.m. het functioneren van de blokvoorziening.
Voor de Lijtweg wordt nagegaan of het warmteverbruik in de badkamer wel meegerekend kan worden als geregistreerd en in rekening gebracht warmteverbruik.
De heer Klop heeft de jaarstukken VvE Lijtweg gecontroleerd en deelgenomen aan de GKC. De stukken zijn wederom verzorgd aangeleverd. Er is gecontroleerd op de juistheid en doelmatigheid van de uitgaven en dat de kosten volgens de bekende verdeelsleutels bij de VvE’s in rekening zijn gebracht. Er zijn geen wezenlijke overschrijdingen ten aanzien van de begrotingen geconstateerd. Wel zijn de kosten voor het waterverbruik Aert van Neslaan A2 t/m A5 niet correct verlopen. Met het beschikbaar stellen van de jaarstukken is door de bestuurder aangegeven dat correctie op deze facturen nog dient te volgen. De vragen over de jaarstukken zijn door de bestuurder naar tevredenheid beantwoord.
De leden van de GKC hebben de jaarstukken ter goedkeuring ondertekend.
De aanbevelingen aan de ledenvergadering zijn:
Aan de hand van de jaarrekening geeft de heer Romeyn de toelichting. De opgebouwde reserves VvE Lijtweg op de balans worden genoemd. De begroting versus de uitgaven worden eveneens besproken. Het exploitatieresultaat is € 991,92 negatief.
Aansluitend worden de financiële stukken van de Hoofd VvE besproken. Voor het Dagelijks Onderhoud was € 60.000 begroot en totaal € 52.570 uitgegeven.
Besluit: unaniem wordt besloten de jaarrekeningen 2017/2018 goed te keuren.
Het negatief exploitatieresultaat van de VvE Lijtweg A1 bedraagt € 991,92.
Besluit: unaniem wordt besloten het exploitatieresultaat ten laste te brengen van de Post Resultaat voorgaande boekjaren.
Besluit: unaniem wordt de bestuurder Verwey Vastgoed gedechargeerd.
De heer Romeyn geeft aan dat het uitgangspunt is om de maandelijkse VvE bijdragen gelijk te houden aan het vorige boekjaar, conform het advies van de GKC. Mogelijk is er een zeer geringe afwijking. De heer Kalff ontvangt het Excel-bestand hierover.
De voorzitter brengt de begroting van de VvE Lijtweg en van de Hoofd VvE in stemming.
Besluit: unaniem wordt de begroting 2018/2019 goedgekeurd. De maandelijkse VvE bijdrage worden nagenoeg gelijk gehouden.
Het betreft noodzakelijke werkzaamheden om de huidige verouderde cv-installatie te blijven gebruiken totdat er een adequaat alternatief is gevonden. Hierbij wordt met name gedacht aan een aansluiting op het warmtenet. Helaas is hier momenteel geen zekerheid over. De onderhoudswerkzaamheden zijn ook bedoeld als investering voor de langere termijn. Met betrekking tot de ‘Energietransitie’ gaat de voorkeur uit naar een niet-gasgestookte warmtevoorziening. Tevens worden de mogelijkheden met waterstof bekeken. Misschien is er subsidie wanneer er een overgang van gas naar elektra wordt gerealiseerd. Er zal contact opgenomen worden met de gemeente Oegstgeest om te informeren naar hun standpunt hieromtrent.
Wellicht is het van belang om een noodopstelling geregeld te hebben in het geval de huidige verwarmingsketels uitvallen. Hierover zal met de CvT worden gesproken.
De gemeente heeft zich gemeld om gelijktijdig de bestrating van de trottoirs te vernieuwen. Om deze reden is gekozen voor een gezamenlijke aanpak. Onder de luifels bij Aert van Neslaan A2/A3/A4/A5 wordt sierbestrating aangebracht; roodbruine (gebakken) klinkers, zoals bij de Lijtweg.
Er is een offerte aangevraagd voor het aanbrengen van schuifdeuren voor de entrees Lijtweg en Aert van Neslaan A2, A3 en A4.
Een automatische deuropener bij de achterdeur (naar de containers) wordt voorgesteld. Dit voorstel wordt aangenomen. Het aanbrengen van schuifdeuren bij de entree wordt nader onderzocht en nog niet uitgevoerd.
De groepenkasten voor de verlichting van de algemene ruimten en liften zijn verouderd. Om storing en eventueel kortsluiting te voorkomen wordt voorgesteld om de groepenkasten te vernieuwen. De vergadering besluit dit uit te voeren.
Om energiekosten te besparen en betere verlichting aan te brengen in de algemene ruimte wordt het voorgesteld. De voorzitter en Technische commissie ontvangen het mandaat om dit aan te laten brengen.
De huidige situatie is onveilig geworden. De voorzitter geeft aan te hebben gekozen voor aan te brengen kunststof raamwerken met gaas. De uitvoering met sloten wordt tegemoet gezien.
Besluit: de vergadering gaat unaniem akkoord met de MJOP uitvoeringsjaar 2019
De heren B. van Vianen en R. Klop worden onder dank door de vergadering herbenoemd.
Kandidaten kunnen zich aanmelden bij de voorzitter. De voorzitter krijgt het mandaat van de vergadering om kandidaten te benoemen.
De heren Bruins, Wiebenga en Schaap worden herbenoemd. De heer Duwel stelt zich eveneens beschikbaar en wordt benoemd.
Besluit: na toelichting van de formaliteiten worden deze unaniem goedgekeurd.
De voorzitter legt uit dat de 32-urige werkweek van de huismeester duidelijk is gecommuniceerd. Zie desgewenst de notulen vorige vergadering. De meerderheid van de vergadering kan zich hierin vinden. Over het functioneren van de huismeester wordt aangegeven dat klachten niet altijd adequaat worden afgehandeld.
Deze duren erg lang. De heer Romeyn merkt op dat de verzekeraar dit regelt. De procedure bij de Lijtweg is anders dan bij de Aert van Neslaan. Overgaan naar een andere verzekeraar is eerder nagevraagd. Gezien het hoge schadeverloop bij de Lijtweg is de overgang naar een andere verzekeraar niet gelukt.
De heer Bruins vertelt dat de asbestplaten aan de luifel zijn verwijderd en nieuwe beplating is aangebracht. Twee kolommen zijn opgeknapt. Het plafond van de corridor zal worden geschilderd en langs de rand worden delen vervangen door sterkere grijze natuursteen, hetgeen al als eerste trede is aangebracht.
Het dak van de Lijtweg is niet optimaal te benutten, qua oppervlak, voor het plaatsen van zonnepanelen. Vanwege de kosten en de lange terugverdientijd is het momenteel zeer onaantrekkelijk om dit te realiseren.
Wanneer brommers enmotoren apart gestald worden, ontstaat er meer plaats voor fietsen. De vraag is of er voldoende mogelijkheden voor zijn. De bewonerscommissie zal dit nagaan. Oude, ongebruikte fietsen worden in samenwerking met de huismeester verwijderd.
Mischa en Ellemieke presenteren de website. Met e-mailadres en wachtwoord is het inloggen mogelijk en kan de site bezocht worden. Het biedt leuke en belangrijke informatie over de VvE en gebouw Lijtweg.
Nieuwjaarsborrel wordt gehouden op donderdag 10 januari 2019 vanaf 17.00 uur.
Met dankzegging voor de deelname aan de vergadering wordt deze om 23.00 uur afgesloten.
Geplande datum volgende Ledenvergadering VvE Lijtweg: 26 november 2019.