Prettige feestdagen en ALV 26 november 2019
Ook dit jaar houden we weer een Algemene Ledenvergadering om het jaar af te sluiten. Hopelijk komt iedereen vanavond 26 november om 19:30 uur in het Dorpscentrum tegenover de flat.
Op de agenda staat onder andere de introductie van de vernieuwde meldingen-pagina die hierbij voor bewoners beschikbaar is, in de hoop dat we hiermee de communicatie en transparantie van lopende problemen kunnen verbeteren.
Agenda: Algemene Ledenvergadering VvE Lijtweg (A1) te Oegstgeest
Datum: dinsdag 26 november 2019, aanvang 19:30 uur, locatie Dorpscentrum (Bomenzaal)
- Opening van de vergadering en vaststellen aantal aanwezige stemmen
Indien u niet in persoon aanwezig kunt zijn, machtig dan a.u.b. een mede-eigenaar. Indien er geen quorum is, kunnen op deze vergadering geen rechtsgeldige besluiten genomen worden. - Voorstel vervangen oude cv-ketels (uit 1965) door nieuwe.
Zie de memo van Van der Vlugt.
De motivatie zal worden toegelicht door de adviseur de heer C. van der Vlugt. - Ingekomen stukken (zie agendapunt 10) en mededelingen
- Vaststellen notulen laatste Algemene Ledenvergadering (zijn reeds in uw bezit)
- Jaarrekening periode 1-7-2018 t/m 30-6-2019, verlengd naar 1-7 t/m 31-12-2019 (stemming)
In verband met de de overdracht van Verwey Vastgoed naar MVGM zijn financiële verwerkingen helaas niet goed en volledig uitgevoerd. Om de nodige correcties uit te voeren, is aan de Commissie van Toezicht (CvT) voorgesteld om de correcties in de periode 1-7 t/m 31-12-2019 uit te voeren. De leden van de Kascontrole Commissies hebben het verzoek beoordeeld en hebben de CvT desgevraagd advies gegeven. Zie bijgevoegd advies. Het voorstel houdt tevens in dat in het vervolg het financiële boekjaar per kalenderjaar aangeleverd wordt, hetgeen overeenkomst met het gestelde in de splitsingsakte. De gecorrigeerde jaarrekeningen worden in de ALV in het voorjaar van 2020 geagendeerd. - Begrotingen 2019/2020 VvE Lijtweg (A1) en Hoofd VvE
Deze worden eveneens geagendeerd in de ALV in het voorjaar van 2020. Het uitgangspunt is om de maandelijkse VvE bijdrage niet te verhogen, zodat er geen navordering zal plaatsvinden. - Het in stemming brengen van de onderstaande (her)benoemingen:
- (her)benoemen leden Kascontrole commissie (stemming)
- (her)benoemen leden Technisch commissie (stemming)
Kandidaten kunnen zich bij MVGM VvE management bekend maken.
- Bespreking en goedkeuring MJOP 2020 (stemming):
- stemming over voorstel vervangen cv-ketels (zoals toegelicht in agendapunt 2)
- bespreking en stemming over periode uitvoer schilderwerk: in 2021 (na de eerste deelvervanging van de cv-ketels), of in 2022 (na de volledige vervanging van de cv-ketels)
- Actualiteiten vanuit de Bewonerscommissies en Technische commissie Lijtweg:
- bespreken opknappen begane grond inclusief aanzicht winkels
- bespreken plan opknappen gangen en plafonds: welke gang eerst (stemming)
- bespreken plan fietsenstalling achterzijde Lijtweg: gesloten of open variant (stemming)
- presentatie functionaliteit lijtweg.nl website, inclusief vergaderstukken en meldingen
- bespreken ingekomen brief: machtiging stemrecht bestuurder en leden VvE; centrale verwarming; serviceverlening MVGM; dagelijks en groot onderhoud (MJOP)
- Formaliteiten:
- goedkeuring incassomaatregelen bij betalingsachterstanden (stemming)
- goedkeuring om alle schade uitkeringen inzake de opstal, uit te laten keren op de rekening van de VvE Lijtweg of VvE Aert van Neslaan (stemming)
- Rondvraag en afsluiting van de vergadering